ASSISTANTE DE DIRECTION TECHNIQUE SECTEUR BTP Groupe ATOLL

Tâches administratives d'ordre générale

-Accueil & gestion des appels téléphoniques

-Gestion des courriers & mails

-Rédaction de documents

-Gestion des fournitures administratives

-Mise à jour des documents « type »

-Suivi des documents et actions RSE

Appel d'offres & suivi administratif des marchés

-Gestion des documents liés aux appels d'offres :

-Suivi et démarches pour le maintien des qualifications FNTP

-Recherche quotidienne des nouvelles affaires sur les différents supports de publicité

-Préparation des dossiers d'appels d'offres

-Envoi & suivi des documents constituant les offres

-Suivi des retours d'offre (courrier de non-retenu, notification de marché, OS de démarrage …)

-Suivi des dossiers de chantiers :

-Préparation et mise à jour des dossiers techniques (classeurs & informatiques), comprenant notamment permis de construire, déclarations, plans, devis, PPSPS, DICT, OS démarrage, planning …)

-Gestion & suivi des contrats de sous-traitance

-Gestion & suivi des documents de chantiers (avenants, OS, commande fournisseurs, fiche d'identification professionnelle …)

-Suivi des prix de revient des chantiers :

-Saisie hebdomadaire des rapports de chantier sur Excel pour le calcul des prix de revient.

-Saisie des factures fournisseurs et sous-traitants sur les fichiers de prix de revient

-Mise à jour des différents tableaux de suivi des matériaux (RNDTS, Track Déchets …).

Rapprochement des bons de livraison avec les factures

Pointage des bons de livraison et vérification du prix facturé en fonction des devis préalablement validés ou des grilles de prix fournisseur

Communication interne et externe

-Coordination avec les équipes sur chantier : Transmission des informations techniques, logistiques et administratives aux équipes sur le terrain

-Gestion de la communication externe : en accord avec la direction gestion du site internet et de la communication externe (page faccebook...)

Gestion et suivi des formations et diverses autorisations

-Préparation, transmission, traitement et archivage des documents en lien avec les entretiens professionnels

-Gestion et suivi du plan de formation

-Recherche, réservation et inscription des formations

-Rédaction et transmission des convocations

-Gestion et suivi des documents officiels (carte chauffeur PL, validité visite médicale chauffeur PL …)

-Assistance au personnel pour la gestion des CPF

• Formation Bac +2 en gestion, droit public, assistanat de direction ou équivalent

• Expérience exigée (minimum 3 ans) dans une fonction similaire, idéalement au sein d'une entreprise de travaux publics, BTP ou génie civil

• Maîtrise des marchés publics et des outils de dématérialisation (notamment AWS)

• Solides compétences en organisation, rédaction et suivi administratif

• Rigueur, sens des priorités, esprit d'équipe et discrétion

  Les « savoir-faire » :

• Notion de gestion et comptabilité

• Maîtrise de l'orthographe et bonne capacité rédactionnelle

• Maîtrise des logiciels de tableur, traitement de texte, messagerie, plateforme de téléchargement et d'envoi des appels d'offre

• Maîtrise outils de communication (Facebook, etc….)

• Permis B, pouvoir se déplacer pour les formations

  Les « savoir-faire » comportementaux :

• Développer de bonnes relations avec le public au téléphone & en personne

• Savoir gérer son temps et prioriser son travail

• Avoir le sens de l'organisation et l'esprit d'initiative

• Être motivé(e) et force de proposition

• Être curieux (se) et s'intéresser à l'environnement des chantiers

ARVE INTERIM & RECRUTEMENT SALLANCHES spécialiste du recrutement local depuis plus de 29 ans, recherche pour un de ses clients basé à Passy, un(e)

ASSISTANTE DE DIRECTION TECHNIQUE SECTEUR BTP

CDI temps plein ouvert au temps partiel

Rémunération selon profil