Assistant(e) BTP ACP IN

Le rôle de l'assistant(e) BTP est d'assister la dirigeante et la directrice travaux dans la gestion et l'organisation administrative de leurs activités. 

1- Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes 

- Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différents relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur. 

- Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats 

2- Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité

- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous les documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu en réunion, mail, courrier, présentation, note de service)

- Classer et saisir les documents, informations, les documents administratifs, courriers, compte-rendu des chantiers selon les procédures internes de classement et d'archivage

- Enregistrer le courrier arrivé et préparer le courrier de départ

3- Participer au suivi administratif des chantiers

- Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés.

- Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier.

- Publier sur les plateformes dématérialisées les situations d'avancement mensuelles des chantiers.

- Tenir le tableau de suivi facturier

- Faire la relance client en appui de la dirigeante.-

- Etablir le dossier des ouvrages exécutés avant d’archiver le dossier client selon les
procédures internes
- Etablir les contrats de sous-traitance et documents administratifs d’acceptation de
sous-traitance pour les marchés privés et publics.

• Titulaire au minimum d'un BAC+2 en assistanat administratif ou en gestion PME/PMI
• A l'aise avec la technologie et les outils digitaux, vous devez maîtriser le pack informatique Excel / Word
• Fort(e) de vos précédentes expériences, vous avez développé une Capacité d'adaptation, une autonomie et un sens de l'organisation.
• Sociable et ouvert(e) aux autres, vous aimez et savez parfaitement travailler en équipe et avez un véritable sens des responsabilités et du travail bien fait;
• Très bon(ne) communiquant(e), vous vous exprimez parfaitement aussi bien à l'orale qu'à l'écrit;
• Organisé(e) et rigoureux(se)
  
  Votre motivation, votre envie d'aider et votre dynamisme sont nos priorités !

COMPETENCES :

Maîtriser les logiciels de gestion et de bureautique (traitement de texte, tableur,
présentations).
• Gestion des plateformes de facturation des marchés publics (chorus PRO, Ediflex)
• Connaître les principes de la facturation dans le BTP (retenue de garantie, acompte,
avancement, etc.…
• S’organiser dans son activité professionnelle :
a. Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais
b. Réagencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails ; téléphone,
oral)
• Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients,
partenaires, équipe)

La société ACP IN spécialisée dans les métiers du bâtiment depuis plus de 20 ans, recrute pour sa clientèle des personnes qualifiées à la hauteur de leurs exigences grâce à un suivi personnalisé ainsi qu'un appui constant de conseils et d'accompagnement.