Assistant administratif Pôle Projets d'Equipements H/F Nantes Métropole

Direction Générale Ressources (DGR)

Département Bâtiment, Architecture, Travaux, Ingénierie, Immobilier (BATII)

Sur un territoire dynamique, la collectivité, mutualisée entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole, est propriétaire d'un patrimoine bâti diversifié de plus de 1,7 millions de m² dont le Département BATII assure la maintenance, l'entretien durable et les travaux d'amélioration. Le Département BATII conduit également de nombreux projets d'équipements nouveaux.

Rattaché.e à la responsable du pôle projets d'équipements, vous apportez une assistance administrative au service en termes d'organisation générale, d'accueil, de coordination et du suivi des projets.

Activités principales :

- Assurer l'assistance de la responsable de pôle et des chef.fe.s de projet :

• gérer les agendas et organiser les réunions
• rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents (courriers, comptes rendus de réunions, etc.)
• participer à la mise en œuvre et à l'actualisation de procédures

- Apporter un appui administratif dans le cadre du suivi des projets du pôle :

• actualiser des outils de suivi budgétaire et calendaire des projets en appui des chef.fe.s de projets
• veiller et alerter sur les échéances relatives aux projets suivis
• préparer des dossiers et élaborer des documents divers en fonction de l'avancement du projet
• participer à l'organisation des jurys de concours de maîtrise d'oeuvre
• organiser le transfert des données du projet auprès des services concernés (pôles patrimoine, service santé sécurité des bâtiments, service des archives, etc) et préparer des bilans d'activité

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et des travaux de secrétariat :

• réceptionner les appels téléphoniques, apporter une réponse de 1er niveau et/ou transférer vers l'interlocuteur.rice concerné.e
• assurer le remplacement d'une ou des assistantes du pôle en cas d'absence

- Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :

• respecter les directives et procédures en matière d'hygiène-sécurité, environnement et qualité
• participer aux actions et alerter en cas d'anomalies