ASSISTANTE DE SITE F/H RAS Intérim

L assistant de site est chargé de gerer toutes les activités à caractere administratif d 'un site

-Assurer le standard et l 'accueil des visiteurs

-Effectuer les taches de secretariat courant ( frappe de courriers, notes, rapports, presentations commerciales, compte-rendu et classement..)

Faire la facturation client

Faire le lien avec les services supports du siege ( RH, achats, comptabilité,)

Gerer, controler et suivre la formation et les habilitations ( CACES, pontier,...)

Gerer, controler et suivre les heures de main d 'oeuvre, les heures de modulation et les differents compteurs de congés.

Pouvoir prendre des rendez vous avec des clients ou prospects

Pouvoir saisir les tableaux de bord quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels et en assurer la diffusion a qui de droit ( suivi activité, taux performance...)

Pouvoir à verifier les tarifications en vigueur

Programmer et suivre les visites medicales

Recenser , verifier et transmettre les elements necessaires au reporting flash mensuel

Rediger les declarations d 'accidents de travail et assurer leur diffusion aux differents organismes et aux services du siege.

Rediger les demandes d 'achat, les commandes , verifier les factures , les enrengistrer sur X3 et les transmettre au service comptabilité du siege

Remonter les dysfonctionnements aupres de sa hierarchie par les moyens definis à cet effet

Respecter et appliquer les regles liées à son poste de travail en production , qualité, sante, hygiene, securité, marchandises dangereuses , sureté et procedures douanieres

Tenir à jour les affichages obligatoires

Tenir à jour les registres obligatoires ( entrées /sorties du personnel-Inspection du travail...)

Vérifier la conformité et suivre les contrats intérimaires

Ces activités ne sont pas exhaustives en fonction des besoins de l 'entreprise et des specificités liées à l 'activité du site, le titualire du poste peut etre amene à remplir des activités supplementaires.

Compétences requises:

Chercher à optimiser sa fonction ( accroitre la qualité de son travail , apporter des idées)

Cooperer et collaborer avec ses collegues

Donner une bonne image de l 'entreprise / du service , dans sa relation avec les clients ( internes et/ ou externes)

Etre dynamique, reactif

Etre impliqué personnellement

Etre respectueux des engagements de l 'entreprise en matiere de legislation ( HSE, santé, legislation douaniere , confidentialité,..), de planning , de qualité , etc

Respecter les delais

Avoir le sens du contact humain et de la relation client

Transmettre et communiquer l information de facon claire et precise

Travaille en toute confidentialité avec les informations transmises

Les competences techniques:

Maitrise des outils bureautiques

Maitriser et appliquer les procedures achats

Maitrise des logiciels comptable interne et /ou externe

Eventuellement langues etrangeres

Indicateurs de reussite

-Respect des calendriers comptables, paie

Absence de reclamations client et non conformités en lien avec le poste