Assistante de gestion H/F Sponsor BTP Chassieu

Accueil et Traitement du courrier

Assure l'accueil téléphonique et physique des visiteurs,

Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,

Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur,

Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques (prend un message écrit : nom, société, numéro de téléphone, date et heure de l'appel, raison de l'appel),

Assure la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique, …),

Dépose le courrier à la poste,

Assure la sauvegarde informatique.

Administratif

Rédige des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales, …)

Assure la constitution des dossiers administratifs, de candidature,…

Etablit les demandes de cautions bancaires,

Etablit les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),

Gère les déclarations de sinistre,

Assure le classement et l'archivage des dossiers et courriers.

Financier

Saisit les écritures sur le logiciel de comptabilité,

Tient les comptes de groupement et établit les lettres d'éclatement,

Etablit l'échéancier clients,

Relance les clients en retard de règlement,

Demande et suit les mainlevées de cautions,

Comptabilité - Fiscal

Saisit les écritures,

Contrôle les comptes (clients, fournisseurs),

Achat

Formalise les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs,

Saisit les factures fournisseurs dans le « chrono »,

Rapproche les factures fournisseurs aux bons de commande,

Etablit les demandes d'avoir aux fournisseurs,

Renseigne les fournisseurs sur le traitement de leur facture et la date de règlement prévue lors des relances,

Saisie des écritures de stock (EPI),

Gère le poste carburant (affecte les charges carburant à chaque véhicule),

Comptabilise les notes de frais,

Etablit les règlements fournisseurs,

Vérifie la conformité réglementaire des sous-traitants et fournisseurs.

Vente

Prépare la réunion de facturation mensuelle,

Etablit et envoie les factures clients,

Met à jour les en-cours et clôture les chantiers,

Renseigne le tableau de suivi de la production mensuelle,

Suit les factures à établir.

Gestion

Vérifie le chargement des véhicules et effectue la pesée à l'entrée ou à la sortie du site,

Gère des stocks (EPI, consommation carburant, et consommables du quotidien de l'entreprise) et effectue des commandes.

Tient à jour et suit les tableaux de bord d'activité de gestion, du stock, de facturation clients et fournisseurs.

Secrétariat Technique

Applique et veille au respect des procédures d'acceptation des matériaux pollués,

Tient à jour le planning d'activités,

Edite et Enregistre les bons de pesée et s'assure de la conformité des matériaux livrés sur site suivant les directives,

Rempli les bordereaux de suivi de déchet.

Divers

Participe à l'organisation des manifestations internes,

Assure le classement et l'archivage des dossiers, courriers et factures,

Propose des actions visant à l'amélioration,

En réfère à N+1 pour l'ensemble de ses missions.

Missions Qualité
Etablit des fiches de non-conformité.

Missions Sécurité

Assure la sécurité sur le site : circulation des camions,

Respecte et fait respecter les consignes de sécurité,

Agit en toute sécurité,

Chassieu, Sponsor BTP & JOB