Assistant(e) d'agence de Service Autonomie à Domicile (H/F) COEUR DE SIENNE

En votre qualité d'Assistant(e) d'agence, vous travaillez en étroite collaboration avec le Responsable d'Agence,
- Vous contribuez au bon fonctionnement de l'agence en prenant en charge la gestion administrative et en assurant un premier niveau d'intervention en matière de réponse aux demandes des bénéficiaires, des prospects ou des salariés.
- Vous qui assurez l'accueil physique et téléphonique dans l'agence et vous représentez l'image de Service Coeur de Sienne en vous montrant disponible, bienveillant(e) et à l'écoute des clients, prospects et salariés.
- Votre mission vous amène à organiser les plannings d'intervention des intervenants, d'en assurer la bonne réalisation et de vérifier les pointages de présence permettant la réalisation des payes et de la facturation.
- Vous pouvez être amené(e) à intervenir au domicile des bénéficiaires en cas d'urgence ou de nécessité afin d'assurer la parfaite réalisation des prestations.
Pour réaliser votre mission, vous vous appuyez sur vos connaissances passées en tant qu'intervenante à domicile, en tant que personnel administratif, sur votre expertise, sur les recommandations formulées par le siège de la société, par le Responsable d'agence et sur les procédures mises en place.
Vous êtes force de propositions dans le cadre de la prise en charge des bénéficiaires.
Vous suivez la satisfaction des bénéficiaires.
Vous vous assurez que les missions sont réalisées conformément aux souhaits des bénéficiaires et à l'évolution de leurs besoins.
Vous vous assurez que tout est mis en œuvre pour accompagner les bénéficiaires de façon optimale et bientraitante.
Accueil physique et téléphonique :
Réceptionner les nouvelles demandes,
Renseigner sur les activités, modalités d'admission et tarifs en vigueur,
Découvrir et analyser les besoins des bénéficiaires,
Traiter les demandes des bénéficiaires et des intervenants,
Planification :
Affecter des intervenants adaptés aux besoins des bénéficiaires,
Élaborer et envoyer les plannings aux bénéficiaires et aux intervenants,
Gérer les plannings dans le respect du code du travail,
Informer les bénéficiaires et les intervenants des modifications de plannings,
Tâches administratives :
Élaborer en lien avec sa hiérarchie les évaluations des besoins et les devis,
Courriers, mails, classement, documents divers,
Prospection :
Favoriser le recrutement de nouveaux bénéficiaires en lien étroit avec le responsable, communication locale auprès des acteurs de gérontologie, médicaux et paramédicaux, des CCAS, des associations, des institutions prenant en charge des personnes dépendantes ou non, de l'existence du service à domicile Service Coeur de Sienne et de ses activités ;
Distribuer les documents de présentation des services et de communication, distribution de plaquettes et des informations validées par le service ;
Qualité :
Assurer en collaboration avec le responsable la mise en place et le suivi des prestations,
Veiller à la bonne tenue de l'agence.
Interventions ponctuelles :
Au domicile des bénéficiaires pour des missions d'aide à la personne (missions d'assistante de vie AVS), et notamment lors des urgences de remplacement.
Remplacement d'un collègue en absence non prévue : maladie, congés pour événements familiaux ou congés exceptionnels ;
Besoin immédiat d'intervention auprès d'enfants ou de personnes dépendantes dû à l'absence non prévisible de l'aidant habituel ou retour d'hospitalisation non prévu ;
Aggravation subite de l'état de santé de la personne aidée.