Assistant(e) Back Office H/F Fiducial

Fiducial Accueil et Services est une filiale du groupe Fiducial, leader des services pluridisciplinaires présent dans 78 pays.
Acteur majeur dans la prestation aux entreprises, la division ACCUEIL ET SERVICE de FIDUCIAL recherche pour son clients BMW de Istres, son/sa prochain(e) Assistant(e) Back Office
Au sein de l'office d'accueil, vos missions sur ce poste seront :

• Traitement des annonces « classiques »
• Traitement des annonces « spécifiques » : VIF, freins, pneus,...
• Vérification de la transmission de l'Unterweisung par le chef de groupe à son équipe. Vérification de documents.
• Attribution de toutes les ressources demandées : hôtels, véhicules de pool, bureaux, ateliers, clés supplémentaires, cartes essence, patrouilles, médecins supplémentaires, pompiers…
• Participation à la réunion hebdomadaire FLB des chefs de groupe et gestion des absences.
• Vérification de la transmission de l'Unterweisung par le chef de groupe à son équipe
• Archivage de la documentation relative aux annonces
• Vérification de la documentation relative au travail de nuit et transmission des informations correspondantes
• Vérification et validation des annonces
• Participation à la réunion hebdomadaire FLB des chefs de groupe et gestion des absence
• Soutien aux chefs de groupe pour création ou modification des annonces
• Prêt de matériel : projecteur, multiprises, gilets haute visibilité…
• Prêt de matériel : semestriellement, inventaire et demande éventuelle de matériel à fournir au FM
• Support en cas de questions ou problèmes (ex : changement de bureau, véhicule de pool en panne, accident, problématiques hôtel, évacuation déchets…
• Commande de taxis et bus
• Prise de commande des repas à la cantine à la demande
• Aide à la traduction et support en cas d'événement, accident, problème hors périmètre du site
• En cas d'épidémie ou pandémie, assurer l'information sur les dispositions prises par le client
• Support aux personnes arrivant par vols privés
• Communiquer aux essayeurs, par mail, les informations utiles - contraintes, spécificités…- à leur séjour sur le site pour les semaines à venir
• Accueil des groupes, arrivées et départs : remise des clés et du matériel
• Faire signer le formulaire de responsabilité au chef de groupe
• Préparation des pochettes de clés pour les arrivées selon les besoins
• Gestion des clés des locaux
• Véhicules loués : récupération et remise des clés au loueur
• Communication, récupération et traitement du questionnaire de satisfaction client
Etat des lieux de sortie
• Travailler en étroite collaboration avec les hôtels et les traiteurs
• Gérer les réclamations
• Gérer la facturation
• Gestion du parc automobile (enregistrement des véhicules dans AMS, gestion des assurances…
Les conditions :
- CDD temps complet
- 7h30 16h30
- Coefficient AM 260 (2223,93€ brut/mois)

Permis, habilitations et qualifications
Niveaux de langues : Allemand C1 Anglais B2 Français C1
WBT Test BMW Miramas
Permis B1

Les « savoirs » et « savoir-faire »
Connaissance des consignes
Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels et équipements mis à disposition

Les « savoir-être »
Rigueur
Qualités d'écoute et de communication, sens du service
Ecoute et gestion des situations délicates (sens des responsabilités et priorités, résistance au stress…)
Respect des consignes et process en place
Devoir de réserve / confidentialité

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