Assistant de service H/F Nantes Métropole

DGR - Ressources/Direction BATII - Direction de la Stratégie Patrimoniale

Vous apportez une assistance administrative au responsable de pôle dans l'organisation de son activité et celle générale du pôle en terme d'accueil, de coordination, de planification et du suivi de l'exécution administrative des projets du pôle.

Activités principales :

• Assistance du responsable de pôle

- Gérer l'agenda, la boite mail du responsable

- Organiser les rendez-vous, les déplacements, les réunions et l'équipement nécessaire au bon déroulement de celles-ci

- Préparer les dossiers, diffuser les informations et les comptes-rendus de réunion

- Rédiger des comptes-rendus, des courriers techniques ou autres documents internes à partir de prises de notes ou des documents transmis

- Participer à la mise en œuvre et à l'actualisation des procédures

- Mettre en forme des documents et en assurer la diffusion.

• Accueil physique et téléphonique - secrétariat

- Réceptionner les appels téléphoniques, les traiter ou s'assurer de leur traitement

- Suivre et enregistrer les courriers le cas échéant /retour signatures

- Suivre les circuits de signature et la présentation des dossiers auprès des instances délibérantes

- Organiser l'activité du service : assurer l'accueil des nouveaux arrivants et des stagiaires, gérer les fournitures,distribuer les tickets restaurant

- Classer, archiver des documents.

• Assistance à la gestion de patrimoine

- Participer à la mise à jour des outils de suivi du patrimoine en appui du/de la chargé(e) de gestion administrative et technique.

- Piloter la gestion des ADS en lien avec les autres assistantes : suivi des signatures et transmissions, enregistrement des dossiers, outils de pilotage pour le responsable.

• Intègrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement

- Respecter les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité

- Communiquer à sa hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés et participe à leur résolution

- Contribuer aux actions collectives visant l'amélioration des condtions de travail : évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides,…

- Agir dans son travail en recherchant la sécurité pour tous, la satisfaction des partenaires du BATI, la réduction de nos impacts environnementaux.