Assistant.e administratif.ve & commercial.e (H/F) AXYS

Créé en 1997, AXYS est un bureau d'études d'ingénierie en pleine croissance, expert dans la gestion des énergies et spécialisé dans le domaine des lots techniques du bâtiment. Notre savoir-faire reconnu, nous permet de travailler auprès de prestigieux clients.

Au sein d'une équipe de 4 personnes et sous la responsabilité de la PDG de l'entreprise, vous serez en charge des missions principales suivantes:

Administratif :

- Rédiger, mettre en forme et envoyer les dossiers et documents techniques et financiers (dossiers de maitrise d'œuvre, analyse d'offres, PV de réception.),
- Gérer les appels téléphoniques,
- Gérer et archiver les mails,
- Assister les ingénieurs,
- Organiser et préparer les réunions (accueillir les clients, préparer les salles),
- Accueillir les clients et préparer les salles de réunion,
- Gérer les habitations / badges.

Communication

- Gérer les communications internes et externes,
- Mettre à jour les plateformes admin & OPQIBI,
- Répondre aux concours.

Administration des ventes

- Préparer les devis,
- Relancer et enregistrer les commandes clients,
- Relancer les retards d'encaissements,
- Saisir les encaissements,
- Préparer les tableaux de suivi / KPIs,
- Être le garant des commandes et des dépenses saisies :
o Sur Everwin / GX : saisir les commandes, le prévisionnel des heures et des dates de remise (prévisionnel de facturation),
o S'assurer des dépenses des ingénieurs bien renseignées (nb heures / ingénieurs correct),
o Valider les Notes de frais,
o Enregistrer les factures sous-traitants,
o Valider les dépenses.

Compétences requises :

- Organisation,
- Flexible,
- Sens de l'anticipation,
- Rigueur,
- Capacité d'analyse et de synthèse,
- Qualité rédactionnelle,
- Sens du relationnel,
- Dynamique,
- Avenant.

CDI 39H