Assistant administratif H/F Proman

Votre agence d'intérim PROMAN recrute

• Un Assistant administratif H/F

Vous aurez pour mission d'assister la Direction dans la gestion administrative des activités du pôle affichage, avec pour objectif d'optimiser les résultats de l'entreprise.

Les tâches prioritaires incluent :
- Assurer la gestion administrative de l'activité courante, incluant la facturation et le recouvrement.
- Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux (contrats, avenants de location, baux de location d'emplacement).
- Constituer et transmettre les dossiers de baux.
- Veiller au suivi des baux, y compris leur vie et leur fin.
- Suivre les bouclages des impressions de panneaux.
- Maintenir un contact privilégié avec la filiale SIGMA pour les devis et chantiers récurrents.
- Garantir la complétude des dossiers clients.
- Gérer les relations avec les clients, fournisseurs et bailleurs.
- Assurer le suivi des encaissements et du recouvrement.
- Collaborer avec les prestataires infographistes.
- Émettre des factures et contrôler le calcul des commissions des commerciaux.
- Respecter la procédure de classement informatique et physique.

Les tâches secondaires comprendront :
- Alimentation et suivi des reportings et bases de données d'activités.
- S'assurer de la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage.
- Gérer les relations avec les autorités tutelles de l'activité d'affichage.
- Collaborer sur la partie commerciale (mailing).
- Suivre le matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc affichage.
- Traiter les mails et demandes diverses.
- Rédiger des courriers de résolution de litiges clients/fournisseurs.
- Gérer les imprévus liés au poste.
- Proposer des solutions pour améliorer la gestion par l'outil informatique et les logiciels dédiés.
- Mettre à jour les tarifs applicables.
- Garantir la qualité de service et assurer la satisfaction de la clientèle.
- Détecter les problèmes et proposer des solutions.
- Effectuer le classement et archivage régulier des documents.
- Gérer les affiches LC papier, en collaboration avec le colleur.
- Suivre les devis en appui avec Direx.
- Gérer les rappels aux clients pour leurs campagnes et obtenir les visuels.
- Mettre à jour le calendrier des campagnes.
- Gérer les contrats clients LC.

La mission est basée à BAIE MAHAULT

Poste à pourvoir rapidement.

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Compétences requises :
- Maîtrise des logiciels de secrétariat et de gestion de tableaux.
- Connaissances approfondies des réseaux informatiques.
- Capacité à organiser et prioriser le travail selon les enjeux et les délais.
- Rigueur et précision dans le respect des délais.
- Capacité à s'intégrer dans une chaîne de décisions.
- Aptitude à gérer des situations d'urgence avec efficacité.
- Sens de l'initiative et proactivité.

Qualités professionnelles :
- Esprit d'équipe et collaboration.
- Flexibilité pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Excellent relationnel avec les interlocuteurs internes et externes.
- Autonomie et sens de l'organisation.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

PROMAN est le 4ème acteur européen sur le marché du travail temporaire et des ressources humaines. Avec 1 278 agences dans 18 pays dont 400 en France, PROMAN fait travailler 100 000 collaborateurs intérimaires chaque jour. Le Groupe fondé à Manosque en 1990, est le partenaire privilégié de plus de 50 000 entreprises des secteurs comme l'industrie, le btp, la logistique, le tertiaire ou l'automobile. En forte croissance année après année, PROMAN surperforme son marché en 2024 avec un chiffre d'affaires de 4,4 milliards d'euros. L'entreprise familiale compte aujourd'hui 6 500 collaborateurs permanents et doit sa position à ses valeurs fondatrices : le travail, l'agilité, la bienveillance, l'audace, le plaisir et le bon sens.