Assistant(e) Administratif(ve) Le Mercato de l'Emploi

Rattaché·e au Directeur d'exploitation du pôle Affichage, vous avez pour mission d'optimiser la gestion administrative des activités d'affichage (courte et longue conservation) et de contribuer à la performance globale du service par une organisation rigoureuse, un suivi précis et une coordination efficace des différents intervenants.

Vos missions

Gestion administrative et facturation

• Assurer la bonne gestion administrative de l'activité courante de l'entreprise.
• Gérer la facturation : élaboration des devis, création et émission des factures.
• Assurer le recouvrement et le suivi des paiements.
• Gérer les encaissements (tous modes de paiement).
• Contrôler le calcul des commissions des commerciaux.

Gestion des baux et du parc d'affichage

• Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux : contrats et avenants de location, baux de location d'emplacement.
• Constituer et transmettre les dossiers de baux.
• Assurer la veille et le suivi des baux, de leur mise en place à leur fin.
• Suivre les impressions de panneaux et les bouclages.
• Veiller à la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage.
• Gérer les relations avec les autorités de tutelle de l'activité d'affichage.

Relations clients, fournisseurs et partenaires

• Assurer la relation avec les clients, fournisseurs et bailleurs.
• Être l'interlocuteur·rice privilégié·e de la filiale SIGMA (devis, chantiers récurrents).
• Gérer la relation avec les prestataires infographistes.
• Garantir la complétude des dossiers clients et le respect des procédures de classement (informatique et papier).

Suivi d'activité, reporting et organisation

• Alimenter et suivre les reportings et bases de données d'activité.
• Mettre à jour les tarifs applicables sur l'année.
• Mettre en place ou améliorer la gestion de l'entreprise via les outils informatiques et logiciels dédiés.
• Assurer le classement et l'archivage à intervalles réguliers.
• Gérer les imprévus liés au poste et proposer des solutions.

Support commercial et coordination des campagnes

• Collaborer sur la partie commerciale (mailings).
• Assurer le suivi du matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc d'affichage.
• Traiter les mails et demandes diverses.
• Rédiger les courriers de résolution de litiges clients / fournisseurs / intervenants.

Profil recherché

Formation de type Bac à Bac+2 en gestion, assistanat, administration des entreprises ou équivalent.

Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableurs).

Capacité à organiser et prioriser son travail en fonction des enjeux, du contexte et des délais.

Rigueur, précision et respect des délais.

Capacité à s'intégrer dans une chaîne de décisions et à faire face à des situations d'urgence.

Sens de l'initiative et force de proposition.

Une connaissance des environnements liés à l'affichage ou à la communication serait un plus.

Conditions de travail

Travail en équipe, à horaires réguliers définis par le contrat de travail.

Poste principalement en intérieur.

Déplacements possibles selon les besoins du service.

Intéressé(e)? Merci d'adresser votre CV à : *****

Notre client, spécialiste de la location de panneaux d'affichage extérieur en Guadeloupe, Martinique et Guyane, accompagne les marques dans la diffusion de leurs messages sur des emplacements stratégiques grâce à des contrats flexibles.

Au sein de son service Affichage, qui propose une solution clé en main de la gestion des espaces à la réalisation des campagnes, il recrute dans le cadre de son développement un·e Assistant·e Administratif·ve - Pôle Affichage (H/F).