Assistant Polyvalent (H/F/D) Gif
Critères de l'offre
Métiers :
- Agent administratif et gestion (H/F)
- + 1 métier
Expérience min :
- 1 à 2 ans
Diplômes :
- Bac+2
Compétences :
- Aucun permis
Lieux :
- Chilly-Mazarin (91)
Conditions :
- CDI
- Temps Plein
Description du poste
INTERTIS appartient au groupe GIF EMPLOI.
Notre client expert en aménagement intérieur pérenne et événementiel, basé à Chilly-Mazarin (91) est à la recherche d'un Assistant Polyvalent (H/F)
En tant qu'Assistant(e) Polyvalente(e),vos missions incluront :
Accueil :
- Recevoir les clients, les fournisseurs ou les visiteurs à l'accueil et les orienter vers leur correspondant
- Veiller à véhiculer en permanence la bonne image de marque de la Société
Standard :
- Réceptionner les appels entrants en veillant à véhiculer la bonne image de marque de la Société
- Transmettre les appels aux différents destinataires en veillant à éviter les temps d'attente
- Effectuer les réservations de train, hôtel, voitures selon les besoins pour les équipes opérationnelles
- Réceptionner le courrier interne (navettes) ou externe et les colis : assurer leur diffusion auprès des services et personnes concernés
- Réceptionner les plis en recommandé avec accusé de réception et les signer
- Affranchissement du courrier externe et préparation du courrier interne (navettes)
- Passer des commandes diverses (toner, encre, étiquettes, fournitures, bordereaux de transport, etc…)
Gestion des commandes :
- Passer l'ensemble des commandes via l'outil de commandes (GESCOM) après avoir procédé aux demandes de devis auprès des fournisseurs.
Gestion des fournisseurs :
- Créer les comptes fournisseurs (dossier administratif + RING)
- Assurer la vérification des Bons de livraisons avec les bons de commandes et/ou factures
- Rapprochement des devis de sous-traitance, commandes et fiches chantiers
- Coordination des réceptions achats qui transitent par le dépôt (réceptionne, informe chaque service de l'arrivée et du lieu de stockage)
- Relancer les fournisseurs en retard de facturation
Gestion des clients :
- Ouvrir une affaire dans GESCOM
- Facturer les clients
- Assurer le suivi de la balance âgée
Gestion et suivi des intérimaires :
- Saisir et vérifier les heures des intérimaires pour diffusion auprès des agences d'intérim,
- Saisir les heures du personnel intérimaire par affaire sur le fichier de suivi dédié,
- Intégrer l'ensemble des factures sur ce fichier
Gestion administrative :
- Saisir les heures des collaborateurs sous TEMPO
- Gérer les demandes d'accréditation, badges, LOGIPASS
- Etablir les plans particuliers de sécurité et de protection de la santé (PPSPS)
- Organiser les déplacements (Hôtel, Train, véhicule)
GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.
Date de début : 01/09/2025
Description du profil
- Formation Bac + 2 minimum
- Expérience minimum de deux ans sur un poste similaire
Connaissances et aptitudes nécessaires :
- S'exprimer clairement et véhiculer une bonne image
- Maîtriser les outils informatiques
- S'adapter et être polyvalent
De façon générale, le titulaire du poste sera autonome et doit s'acquitter de toute mission s'inscrivant dans les domaines d'intervention qui lui sont confiés par son supérieur hiérarchique, et assurer un compte rendu régulier de son activité.
L'entreprise : Gif
Depuis plus de 50 ans, GIF Emploi est spécialisé en délégation de compétences techniques.
Notre réseau de 19 agences, accompagne les projets de nos clients en BTP, mécanique, ingénierie, électronique et informatique industrielle, en France et dans le monde entier au travers de nos 1000 collaborateurs délégués, experts dans leurs domaines.
Nous proposons à nos candidats des missions longues et des CDI, sur des postes allant de la conception à la réalisation du projet.
Nos atouts : Animation d'un réseau d'entreprises partenaires. Suivi personnalisé par un interlocuteur unique expert des métiers techniques. Process de sélection en lien direct avec les décideurs, délégation rapide, suivi de la mission et coaching durant tout le contrat.
En résumé, la force de GIF Emploi : un groupe solide et uni disposant de moyens communs à toutes les agences, et des équipes permettant à chaque entreprise ou candidat de trouver réponse à ses besoins. Rejoignez -nous !
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