Responsable Administratif et Financier (h/f) LHH Recruitment Solutions

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement et intérim spécialisé recherche pour son client, un Responsable Administratif H/F basé à Paris (75008), pour une mission d'intérim.

Pour le cluster, les activités du Responsable administratif sont organisées autour des points suivants et sont susceptibles de varier en fonction de l'organisation interne du cluster.

Facilitation des activités du département

Assiste le/les Directeurs dans leurs activités (agenda, préparation de documents, élaboration de documents divers…)

Organise les déplacements/voyages : réservation des moyens de transport, réservation de l'hébergement et activités associées

Saisit les notes de frais associées aux déplacements/voyages

Assure l'organisation logistique des réunions d'équipe pour le/les Directeurs (invitation, logistique, préparation de documents)

Responsable du classement sous un format accessible aux départements (référent procédure, organisation de l'archivage, garant de l'archivage) selon les directives de la Direction et du Groupe

Suit l'intégration des nouveaux arrivants (création des comptes outils, accueille, gestion administrative liée aux commandes du matériel, formation aux outils/process)

Facilite les interactions au sein de la direction et du Cluster :

Garantit la bonne communication des informations à l'ensemble des services/départements

Sert de point de référence pour la Direction et de point de contact vis-à-vis des autres divisions

Recueille et diffuse les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe

Rédige les supports de communication interne (rapport, comptes rendus, notes de service, newsletter, slides…)

Elabore et suit le planning des congés de l'équipe

Propose et met en place des solutions et dispositifs auprès des collaborateurs afin de favoriser le bien-être au travail et la convivialité au sein de la Direction et du cluster

Doit assurer le back-up des assistantes de son équipe

Suivi des engagements budgétaires

Au sein de l'outil interne de gestion :

Renseigne l'ensemble des informations liées à la création des fournisseurs et apporte des modifications si besoin

Emet les bons de commande et réceptionne les commandes reçues des fournisseurs

Suit l'achat de prestations auprès de fournisseurs : réceptionne et suit les devis et contrats fournisseurs

S'acquitte de la mise en règlement des factures et suit leur bon paiement

Traite et suit les provisions éventuelles

Est en lien avec la plateforme du service financier hébergée en Europe

Relit et suit les contrats puis alerte en cas de non-conformité, en coordination avec le service Achat.

Assure le suivi le budget avec le directeur du Département

Encadrement d'équipe

Prend en charge le recrutement et de la bonne intégration de ses collaborateurs

Développe ses collaborateurs (priorités individuelles/actions de développement/formation) autour des compétences clés et en

assure le suivi au travers d'un coaching de proximité

Favorise et entretient dans son équipe un climat facteur de motivation et d'engagement des collaborateurs

Promeut et met en place des modes de travail favorisant la collaboration, l'autonomie, le back-up et la transversalité au sein de son équipe

Participation à des projets spécifiques

Le responsable administratif peut être amené à contribuer et/ou à conduire des projets spécifiques à son pôle/ aux départements que son équipe soutient ou en transversal dans l'entreprise sur des process dont il est référent dans le respect de la réglementation et des procédures du groupe et être force de proposition sur des procédures ou méthodes de travail à simplifier/améliorer.

Diplôme / Formation : Bac +2 (BTS,DUT…) Bac+3 (Licence) en assistanat de gestion ou Licence en gestion

5 ans sur un poste similaire ou sur un poste intégrant une forte dimension support administratif cross fonctionnel

Maîtrise du Pack office et des outils digitaux

Anglais courant