assistante de projet polyvalente Internebest

Paris (75)CDI
Il y a 17 jours

Description du poste

Missions
  • Assister l'équipe Projet
  • Gérer la correspondance (lettres) arrivée/départ du Projet : numérotation, enregistrement dans la base GAIA du projet, diffusion et classement dans la base
  • Gérer les comptes-rendus de réunions, les weekly et monthly reports : numérotation, enregistrements dans la base GAIA du projet, obtention des signatures, émission et classement dans la base
  • Organiser les réunions (accueil visiteurs, réservations des salles de réunions, pauses café, accès Wifi, etc.)
  • Organiser les voyages dans l'outil Voyages spécifique
  • Gérer la logistique (Service Généraux, déménagements, etc.)
  • Mettre à jour les différents tableaux de bord (liste téléphonique, congés, etc.)
  • Gérer les accès aux différents outils Projet
  • Participer à l'organisation des évènements
  • Assurer les diverses tâches déléguées par la Lead Assistante
  • Assister l'équipe Procurement
  • Gérer les diverses correspondances et documents : Client, Sous-traitants, etc. (préparation/rédaction des lettres, signatures, envois selon les procédures du projet, etc.)
  • Gérer les courriers et comptes-rendus de réunions émis par les personnes de l'équipe Procurement (mises en forme des comptes-rendus, envois pour signature, diffusions selon les procédures du projet, enregistrements dans la base de correspondance GAIA)
  • Tenir à jour des tableaux de suivi (correspondances, commandes…)
  • Réceptionner et diffuser les offres et les commandes
  • Organiser les réunions en interne et avec les fournisseurs (accueil visiteurs, réservations de salles, pauses café, accès wifi, etc.
  • Réceptionner, mettre en forme, diffuser et classer la correspondance relative au Procurement suivant le protocole mis en place
  • Assurer l'interface avec les intervenants externes et internes
  • Gérer les différentes mailboxes Procurement

COMPETENCES REQUISES
  • Bilingue Anglais (lu/écrit/parlé) : niveau confirmé
  • Maîtrise du Pack Office 365 : niveau confirmé (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, etc.)
  • Organisation, rigueur et respect des règles et de la confidentialité
  • Adaptabilité et bonne aptitude au travail en équipe (flexibilité, …)

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Référence : 755-34