Assistant polyvalent gestion commerciale et traitement comptable (H/F) ACTUA

ACTUA SCHILTIGHEIM, agence d'emploi, recrute pour son client, un ASSISTANT POLYVALENT

GESTION COMMERCIALE et TRAITEMENT COMPTABLE (H/F)

PRESENCE

Assurer l'ouverture des bureaux, l'accueil des éventuels visiteurs, livreurs, ….

Accueil téléphonique et standard : pharmaciens clients, fournisseurs, et autres. (en moyenne 12 appels/jours).

Ouverture du courrier (en alternance avec l'assistante de direction)

Remplacement quotidien de l'enregistrement de la sauvegarde informatique (cassette)

Participer à l'intendance, à la vie du bureau.

Être un(e) collègue de travail parmi les autres salariés.

Être autonome et digne de confiance pour rester seule dans les locaux à certains moments, voire certains jours.

ACTIVITE COMMERCIALE- MARKETING

Réception des commandes pharmaciens par téléphone ou par mail avec envoi d'un accusé de réception.

Appels sortants : appeler nos clients pour leur proposer le réassort de nos produits et prise de commande. Listing d'environ 600 clients à développer.

Suivi du listing client et des commandes.

Vérification des commandes et si nécessaire rectification et/ou ajustements selon conditions commerciales en vigueur après contact du client.

Saisie informatique des commandes sur le portail de notre dépositaire. Archivage des bons de commande. (environ 100 commandes/mois)

Gestion des réclamations et des litiges clients en collaboration avec le dépositaire.

TRAITEMENT ET PAIEMENT DES FACTURES D'ACHAT ET VENTE

Réception et édition des factures d'achat (environ 30 factures/mois) + traitement et mise en paiement selon notre procédure 4.26.10.

Etablir et vérifier la conformité de la facture mensuelle des ventes pour notre dépositaire.

Etablir mensuellement la déclaration de TVA.

COMPTABILITE

Saisie des factures d'achat et de vente. Logiciel Ciel / Sage

Balance - Grand Livre

Préparation des éléments du bilan et du compte de résultat pour l'expert-comptable.

DONNEES STATISTIQUES.

Gestion de tableaux comptables.

Enregistrement de données issues des factures de vente ou d'achat pour compléter certains tableaux à des fins statistiques : prix des matières premières, façonnage, articles de conditionnement etc.

Statistiques de ventes des produits en fonction des clients. Création de tableaux de données.

Une bonne maitrise du logiciel Excel est indispensable.

Autres travaux de secrétariat classique

COMPETENCES TECHNIQUES

Maitrise des logiciels Word, Excel, Outlook et d'un logiciel de comptabilité (comme Sage, Ciel ou autre).

Connaissance ou ad minima bonnes notions des normes comptables.

COMPETENCES PERSONNELLES

Connaissance de la relation clients (professionnels de santé)

Bonnes compétences en communication

Compétences pour la vente par téléphone

Capacité d'écoute et esprit d'équipe

Organisation, rigueur, autonomie

Connaissance de la relation clients et professionnels de santé

35 heures par semaine, avec des horaires ajustables.

ACTUA, agences d'emploi (Intérim, CDD, CDI) : 28 agences de proximité dans le grand quart Nord-Est.
Avec plus de 1 500 entreprises partenaires, 2500 intérimaires délégués chaque mois grâce au professionnalisme et à la disponibilité de plus de 120 collaborateurs, ACTUA agences d'emploi est aujourd'hui le leader du recrutement en intérim, CDD et CDI dans le quart Nord Est de la France.