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CADRE EN CHARGE DES SECRÉTARIATS MÉDICAUX ET DES PARCOURS PROFESSIONNELS

Il y a 6 heures

Critères de l'offre

  • Agent d'accueil (H/F)
  • Angers (49)
  • CDI , CDD , Stage
  • Temps Plein
  • Secteur : Santé
  • Domaines d'expertise : Excel

L'entreprise : Fédération Hospitalière de France

Créée en 1924, la Fédération Hospitalière de France (FHF) réunit plus de 1000 établissements publics de santé (hôpitaux) et autant de structures médico-sociales (maisons de retraite et maisons d'accueil spécialisées autonomes), soit la quasi-totalité des établissements du secteur public.

Description du poste

Descriptif

Le CHU d'Angers recrute un.e Chargé.e de l'encadrement et des parcours professionnels des secrétaires médicales.
Le poste à temps plein est à pourvoir dès que possible.

LE PROFIL DE POSTE:
1. LE GRADE
Adjoint des cadres hospitaliers ou technicien supérieur hospitalier ou assistant médico-administratif

2. LE(S) LIEU(X) D'EXERCICE
Pôle clinique et Pôle Politique Sociale
Périmètre de mission du cadre de gestion en charge de secrétariats médicaux : 1 pôle clinique

3. LE(S) LIEN(S) HIERARCHIQUE(S)
Le chef d'établissement
Le DRH
Le DRH adjoint
Le cadre supérieur en mission transversale secrétariats médiaux (DRH)

4. LE LIEN FONCTIONNEL
Le chef de pôle
Les cadres supérieurs de pôle
Les responsables médicaux et paramédicaux des services et des unités
La direction des finances
Le département d'information médicale
La direction des ressources humaines
La direction des soins
Les directions fonctionnelles

5. LES REFERENCES
Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière

6. LES CONDITIONS DE TRAVAIL ET LE CONTEXTE D'EXERCICE
En application avec la durée légale hebdomadaire du temps de travail sur la base de 35 heures
Travail du lundi au vendredi
Les horaires de travail varient en fonction des nécessités ou besoins de service (7h30 de travail quotidien)


7. LES MISSIONS ET ACTIVITES
1- ENCADREMENT DES SECRETARIATS
Planification de l'activité des secrétaires médicales de chaque service ou au sein du pôle (hiérarchiser les activités, concentration sur le cœur de métier)
Répartition des moyens en ressources humaines en fonction de l'activité de chaque service ou du pôle (mutualisation si nécessaire, affectations par poste, rotations éventuelles, horaires, suivi des indicateurs de charge de travail, délais de courriers, modulation des effectifs, demandes et organisation des renforts de personnels). Les moyens sont à allouer en visant un double objectif : la garantie de la qualité de service rendu aux usagers d'une part (ce qui nécessite le suivi d'indicateurs pour l'objectiver : cf. point 2), l'efficience des organisations d'autre part.
Gestion des absences (RTT, congés annuels, maladies et suivi des plannings Gestor) des équipes de secrétaires du pôle
Gestion de la circulation des informations transversales entre la DRH et les différents acteurs du pôle
Accueil et encadrement des nouveaux personnels (formation aux nouveaux logiciels et tutorat) et des stagiaires
Recensement des besoins collectifs de formation

- Gestion des fiches de poste (création, mise à jour, suppression)
- Gestion des archives en lien avec l'UCDM
- Gestion des remplacements d'été : analyse et recensements des besoins
- Gestion des habilitations aux outils métiers des agents en fonction de leur affectation via IWS (Crossway, Lifen, réseau G:\)
- Participation au recrutement et éventuellement à l'évaluation (diffusion des postes à pourvoir, entretien de recrutement)

Ce travail est réalisé en étroite collaboration avec le cadre en charge du recrutement des secrétaires médicales et le cadre supérieur de santé en mission transversale sur les secrétariats médicaux, dans une logique de pratiques partagées

2- EVOLUTION DES ORGANISATIONS & DEVELOPPEMENT DES BONNES PRATIQUES, OUTILS & METHODE

Le cadre de gestion en charge des secrétariats travaillera en étroite collaboration avec le cadre supérieur en mission transversale sur les secrétariats médicaux afin de contribuer à l'amélioration de la pertinence, de l'efficience des organisations et partant à leur performance.

Ainsi, le cadre de gestion sera associé par le cadre supérieur en mission transversale secrétariat aux missions suivantes :
Etat des lieux exhaustif des organisations et pratiques des secrétariats médicaux du CHU (volet organisation/méthode et outils)
Elaboration de projets d'amélioration des outils et méthodes de travail :
- organisation du travail des secrétariats (organisations de réunions, homogénéisation des pratiques, mise en place de nouvelles organisations si nécessaire en concertation avec les équipes)
- Mise en place d'outils dans le dossier médical informatisation et optimisation de l'outil informatique
- Participation et contribution à des dossiers/projets thématiques institutionnels : archivage, dématérialisation
Contribution à l'élaboration d'un plan d'actions pluriannuel d'amélioration de la performance des secrétariats médicaux à intégrer au projet d'établissement
Conduite d'expérimentations
Suivi de l'activité de secrétariat : suivi de la file active de patient (indicateur : délai de planification des RV) ; suivi hebdomadaire du retard de frappe (indicateur via crossway) ; autres indicateurs à développer, en lien avec la Direction des finances et des Systèmes d'information.



3. ACCOMPAGNEMENT ET SUIVI DES AGENTS EN RETOUR ET MAINTIEN EN EMPLOI SUR DES POSTES ADMINISTRATIFS (ACCUEIL, SECRETARIATS MEDICAUX, GESTIONNAIRE DE DOSSIERS)

Participation à la cellule mobilité et accompagnement individuel
Fonctions de tutorat pour accompagner les agents :
- Accompagnement de l'agent lors de sa prise de fonctions
- Organisation des visites de l'agent
- Recensement des besoins de formation
- Lien avec le Service Santé au travail (SST)
Favoriser le retour à l'emploi des agents en maladies professionnelles (projet postes accueil en consultation et hospitalisation)
Participer au projet reconversion professionnelle
Travailler sur un parcours de réassurance professionnelle pour les secrétaires


4. GESTION DES STAGIAIRES DANS LES SECRETARIATS MEDICAUX

En lien avec les centres de formation au métier du secrétariat
Recensement des terrains et parcours de stage au CHU
Participation aux jurys de concours
Réalisation de documents (livret d'accueil…) en lien avec les cadres en charge des secrétariats médicaux
Suivi des évaluations


5. LES COMPETENCES

SAVOIR-FAIRE

- Recueillir et sélectionner l'information pertinente
- Analyser des informations statistiques ; analyser des données et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
- Argumenter et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs dans son domaine de compétence
- Conseiller et orienter les choix relatifs à son domaine de compétence
- Savoir réaliser des études de charges de travail
- Analyser des situations et proposer des améliorations (activité, dépenses, qualité, organisation)
- Présenter et argumenter sur une action, un projet
- Rédiger des notes et des rapports de nature à être diffusés largement
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Power-point, Visio) et institutionnels (GESTOR, EVRH)

CONNAISSANCES

- Connaissance de la législation sur l'organisation interne
- Connaissance des outils de travail informatiques (Crossway, Lifen)
- Connaissance des outils de mesure et de valorisation de l'activité
- Connaissance des principes et de l'organisation de la démarche qualité au CHU, et des outils utilisés (IWS, ENNOV)


QUALITES RELATIONNELLES ET INDIVIDUELLES

- Curiosité et capacités d'adaptation
- Capacité à travailler en équipes pluridisciplinaires
- Capacité de synthèse et de rédaction
- Sens pratique pour traduire des projets en actions et moyens
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Savoir anticiper, prioriser, s'adapter
- Sens de l'écoute et maîtrise de soi


6. LES EXIGENCES PARTICULIERES DU POSTE

Reporting régulier au cadre supérieur de santé responsable de la coordination des secrétariats médicaux
Connaissance du statut de la Fonction Publique Hospitalière
Capacité d'adaptation.
Une expérience de management sera un plus.

Salaire et avantages

Salaire : Salaire selon profil


Référence : 219740


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