Comment optimiser l'efficacité d'une réunion ?

Le diagnostic est connu : beaucoup d’entreprises souffrent de réunionite, une tendance à multiplier les réunions sans qu’on puisse établir clairement le bénéfice de chacune. En moyenne, les cadres français passent ainsi 24 jours par an en réunion, et 98% d’entre eux s’accordent sur le fait qu’ils y perdent souvent leur temps. Les réunions sont pourtant indispensables, comment alors les rendre plus productives ?

Établir un ordre du jour précis et le respecter
Le principal risque qui plane sur une réunion est l’éparpillement. Le sujet d’une réunion peut, par capillarité, amener à discuter de l’ensemble des aspects d’un projet voire d’une organisation. Pour pallier ce risque, une seule solution : un ordre du jour clairement défini et consciencieusement respecté.

Désigner un modérateur
Pour rester fidèle à l’ordre du jour et écarter les contributions les moins pertinentes, l’organisateur de la réunion doit jouer un véritable rôle de modérateur. S’il n’est pas le supérieur hiérarchique de tous les participants, sa tâche sera plus complexe. Une précaution préalable consiste donc à sensibiliser la personne située le plus haut dans la hiérarchie à cet enjeu crucial qu’est le respect de l’ordre du jour.

Soigner le casting
Beaucoup de réunions tirent en longueur pour des questions de casting. Un trop grand nombre de participants complexifie la prise de décision et multiplie les risques de s’éloigner du sujet principal. A partir de l’ordre du jour et de la liste des questions à trancher, une liste de personnes la plus restreinte possible doit être établie. Seules les collaborateurs dont la collaboration est réellement indispensable y figureront, les autres pourront recevoir un compte-rendu et amender à la marge certaines décisions.

Le cas particulier du brainstorming
Exception notable à cette règle du casting restreint : les réunions « brainstorming ». La créativité naît souvent de rencontres inattendues entre des profils différents, les organisateurs de réunion à la recherche d’une idée nouvelle ont donc tout intérêt à convier des participants extérieurs au projet.

Éteindre les smartphones
Un individu moyen regarde son smartphone 221 fois par jour, soit environ 15 fois par heure passée éveillé. Logiquement, ce rythme se maintient voire augmente au cours des réunions. Pour que l’attention de chacun soit entièrement focalisée sur l’objet de la réunion, il peut donc être utile de demander à chacun d’éteindre son smartphone.

Définir une heure de fin
Pour qu’une réunion ne dure pas plus qu’il n’est nécessaire, il suffit de le décider. Certaines entreprises imposent donc de ne pas se réunir pendant plus d’une heure. En fixant une heure de fin, les organisateurs envoient un message clair aux participants : le temps de chacun n’est pas extensible à l’infini. Les sujets à l’ordre du jour doivent donc nécessairement être traités avant la fin du temps imparti. Lorsque l’heure de fin approche, l’urgence de la décision s’impose et prévient les digressions chronophages.

Répartir le travail
Arriver à des prises de décisions n’est pas forcément un gage d’efficacité. Si l’application de ces décisions n’est pas attribuée à des personnes précises, elles peuvent très bien être sans effet. La fin de la réunion doit donc être consacrée à la répartition des tâches de chacun, faute de quoi tous les débats auront été vains.