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Gestionnaire des admissions / frais de séjours / traitements externes

Le 9 janvier

Critères de l'offre

  • Traiteur (H/F) , Adjoint administratif (H/F) , Gestionnaire (H/F)
  • Paris (75)
  • CDI , CDD
  • Temps Plein
  • Secteur : Santé
  • Domaines d'expertise : Excel , Facturation

L'entreprise : Fédération Hospitalière de France

Créée en 1924, la Fédération Hospitalière de France (FHF) réunit plus de 1000 établissements publics de santé (hôpitaux) et autant de structures médico-sociales (maisons de retraite et maisons d'accueil spécialisées autonomes), soit la quasi-totalité des établissements du secteur public.

Description du poste

Descriptif

Fiche de poste de gestionnaire frais de séjour et traitements externes
GROUPE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE AP-HP.5 (*)

GROUPE HOSPITALIER CORENTIN-CELTON / HEGP / VAUGIRARD
HEGP : 20, RUE LEBLANC - 75015 PARIS 15EME
Métro : ligne 8 (Créteil-Balard) station Balard
Bus : n° 42 - 88 station HEGP, PC1 arrêt Esplanade Henri de France ou Balard ou Bassin d'Essai Tramway T3 : station Balard
RER : ligne C (station Boulevard Victor - HEGP)
Voiture : Parc de stationnement public payant, Citroën, rue Leblanc
PERSONNE A CONTACTER
Nom : Stéphanie Lapous
Fonctions : Responsable du pôle pilotage des recettes APHP.5
Coordonnées : 01.56.09.21.03 / *********************************

Direction des finances - Pôle pilotage des recettes
Gestionnaire frais de séjour et traitements externes
Poste à pourvoir sur l'hôpital Européen Georges Pompidou

Date de parution : Mai 2019
IDENTIFICATION DU POSTE
Métier : Gestionnaire des admissions / frais de séjours / traitements externes (code métier 5A401)
Appellation locale : Agent de secteur facturation
Grade : Adjoint administratif Catégorie : AGENT DE CATEG. C
Horaires de travail Entre 7h et 7h36 selon le statut - WE possibles

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :
• La directrice préfiguratrice des affaires financières du groupe hospitalier APHP.5 (HUPO - HUPC - HUNEM)
• La directrice adjointe APHP.5 référente du pôle « pilotage de la performance en recettes - audit interne - circuits patients - GAM »
• La responsable du pôle « pilotage de la performance en recettes - audit interne - circuits patients - GAM »
• Cadre supérieur et cadres de proximité du service de facturation recouvrement des recettes

Liaisons fonctionnelles :
• Internes : ensemble des services Cliniques et Médico-Techniques, Régie, Service social, accueil
• Externes : Patients, organismes d'assurance, CPAM (assurance maladie)

Présentation du Groupe Hospitalier et de la direction des finances
Le groupe hospitalier APHP.5 se compose des GH HUPO (Groupe Hospitalier Paris Ouest), HUPC (Paris Centre) et Necker enfants malades. Il est réparti sur 10 sites : Necker, Hôtel-Dieu, Cochin, Port Royal, Tarnier, Broca, La Collégiale, Hôpital Européen Georges Pompidou, Vaugirard, Corentin-Celton.

APHP.5 représente près de 3 600 lits et 530 places qui couvrent l'ensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adulte et enfant.
La directrice préfiguratrice des affaires financières assure la gestion d'un budget de 1,55 Md €. Elle est assistée de deux directeurs adjoints.

La direction des affaires financières regroupe :
• Le pôle du pilotage budgétaire, de l'efficience et de la transformation
• Le pôle du pilotage médico économique et de l'analyse de gestion
• Le pôle du pilotage de la performance en recettes - audit interne - circuits patient - GAM

Présentation du service clientèle - facturation et poste à pourvoir
Le service de la clientèle - facturation, placé sous la responsabilité d'une attachée d'administration hospitalière, est organisé en 2 secteurs dont l'encadrement est assuré par trois adjoints des cadres :
• Secteur de gestion administrative des patients (admissions, frais de séjour, traitements externes). Les POMA (Points d'accueil et d'Orientation Médico-Administrative) sont répartis dans les différents services (aujourd'hui 11 antennes) et sont chargés d'assurer la prise en charge administrative des consultants et des patients hospitalisés ainsi que la facturation et l'encaissement des frais hospitaliers
• Secteur de gestion (recouvrement) organisé en pôles spécialisés : contentieux, patients non-résidents, facturation des médicaments rétrocédés, préparation des dossiers de préadmission et facturation en back-office.


Environnement :
Cette fonction s'exerce au sein des POMAs qui sont des lieux d'accueil et de gestion décentralisés au niveau des services Cliniques et Médico-techniques.
Les POMAs sont situés à proximité des services de soins.
Ils sont ouverts de 7h à 17H30.
Le week-end une permanence est organisée (pour les Admissions - Frais de Séjour) de manière centralisée.




ACTIVITES
Missions générales :
Les enjeux facturation / recettes sont extrêmement forts. Les gestionnaires des admissions / frais de séjour / traitements externes jouent un rôle essentiel. Dans ce contexte, il s'agit de :
• Accueillir les patients
• Assurer la prise en charge administrative des consultants externes et hospitalisés
• Constituer, gérer, facturer les dossiers administratifs des patients
• Recouvrer les recettes issues de l'activité hospitalière, encaisser les règlements des patients conformément aux procédures et règles comptables en vigueur le cas échéant
• Mettre en œuvre les procédures permettant d'assurer la qualité et la rapidité du recouvrement des recettes


Missions permanentes :
• Accueillir et informer les usagers
• Assurer des contacts physiques et téléphoniques avec les patients et les soignants : Information et conseil à des tiers (agents, patients, familles, etc.) dans son domaine d'activité
• Constituer les dossiers de pré-admission ou d'admission
• Assurer les formalités de sortie
• Constituer, gérer, facturer les dossiers administratifs des patients hospitalisés et des consultants
=> Gestion et traitement des données et informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) selon la procédure d'Identito-vigilance à l'appui des pièces d'identité
• Assurer la gestion et le suivi actif des dossiers administratifs des patients et leur facturation
=> Identifier et rechercher les débiteurs en vue d'obtenir les règlements afin de limiter les créances irrécouvrables, les pertes de recettes, en se procurant les justificatifs de prise en charge (carte vitale, mutuelle, AME, CMU).
=> Gérer les encaissements liés à l'activité hospitalière
=> Suivre les listes de relance pour les divers états de facturation (dont les créances non imputées et les non passés en caisse)
• Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d'activité.

Evolution du poste
Les missions du poste ainsi que l'organisation de travail sont amenées à évoluer dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau système de gestion des patients (GAM) prévue en 2021.


Risques professionnels liés à l'activité
Travail soutenu sur écran


Mesures de prévention prises face à ces risques
Bonne installation du matériel informatique


COMPETENCES
Savoir faire requis
- Connaissance des formalités d'admission, des règles de gestion d'un dossier administratif
- Connaissance des règles et techniques de facturation
- Connaissance du fonctionnement de l'hôpital et plus particulièrement des services hospitaliers
- Maîtrise de l'informatique et des outils bureautiques (Word et Excel, Outlook)
- La pratique d'une langue(s) étrangère(s) serait un plus

Si vous ne connaissez pas le monde hospitalier ou les secteurs facturation mais si vous avez une appétence pour l'accueil des patients et le désir d'apprendre les techniques de gestion et de facturation hospitalière, vous pouvez également postuler.

Qualités professionnelles requises
- Sens de l'accueil et qualités relationnelles
- Goût pour le travail en équipe et état d'esprit constructif
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens des responsabilités et probité (manipulation de fonds)
- Maîtrise de soi et discrétion
- Assiduité, ponctualité
- Autonomie et facilité d'adaptation, esprit d'initiative
- Intérêt pour les évolutions des techniques informatiques
- Bonne présentation
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Salaire et avantages

Salaire : Salaire selon profil


Référence : 203761


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