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SECRETARIAT PHARMACIE

Le 15 novembre

Critères de l'offre

  • Paris (75)
  • CDI , CDD , Alternance / Apprentissage
  • Temps Plein
  • Secteur : Santé
  • Domaines d'expertise : Excel , Logiciel Saas

L'entreprise : Fédération Hospitalière de France

Créée en 1924, la Fédération Hospitalière de France (FHF) réunit plus de 1000 établissements publics de santé (hôpitaux) et autant de structures médico-sociales (maisons de retraite et maisons d'accueil spécialisées autonomes), soit la quasi-totalité des établissements du secteur public.

Description du poste

Descriptif

INTITULE DU POSTE
SECRETARIAT PHARMACIE

METIER
SECRETAIRE

GRADE
Adjoint Administratif / Secrétaire hospitalière

STRUCTURE

L'HAD-AP-HP est un hôpital de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris dont la particularité est l'intervention des équipes de soin au domicile des patients, 24h/24 et 7 jours/7. Elle est polyvalente et généraliste. Elle couvre tous les modes de prises en charge, à l'exception de la psychiatrie, et tous les âges de la vie : femmes enceintes, en post-partum, nourrissons et jeunes enfants, adultes, personnes âgées.
L'HAD-AP-HP prend en charge près de 800 patients en moyenne par jour, sur l'ensemble du Grand Paris, pour 8,5 millions d'habitants ; ce territoire d'intervention s'étend progressivement pour couvrir l'ensemble de l'Ile de France. Les patients sont adressés à l'HAD-AP-HP par les hôpitaux AP-HP, d'autres établissements hospitaliers, publics ou privés, par les médecins libéraux, les SSIAD, les EHPAD, les établissements pour personnes handicapées.
L'HAD-AP-HP est un établissement en forte évolution ; cette dynamique doit se poursuivre dans les années qui viennent. Elle assure des soins complexes et de plus en plus spécialisés au domicile, en EHPAD et établissements pour personnes handicapées. Elle s'investit dans les parcours de soins, en proximité, avec les acteurs des soins primaires et auprès des services hospitaliers, et contribue au développement des liens ville-hôpital-médico-social-domicile. Elle met en œuvre un programme de recherche et d'innovations.

PRÉSENTATION DES DEPARTEMENTS ET DMU

Les 4 départements cliniques et médico-techniques sont les suivants :
Département 1 : HAD - Adultes : 15 unités de soins,
Département 2 : HAD - Pédiatrie-Obstétrique : plateforme d'admission pédiatrique et obstétrique, coordination de pédiatrie, 4 unités de soins pédiatriques et 1 unité d'obstétrique,
Département 3 : HAD - Parcours de soins et activités transversales : plateforme d'admission, coordination adulte, rééducation, diététique, service social, psychologues et unité de nuit,
Département 4 : HAD - PUI et logistique territoriale des produits de santé : pharmacie, unité de liaison chimiothérapie, magasin (médical-hôtelier) et fonction courses, activité de nutrition parentérale à domicile.

Le département médico universitaire « Recherche, Enseignement, Valorisation Expertise de l'HAD-AP-HP est constitué des 4 Départements, et d'une unité fonctionnelle « recherche, enseignement et innovation ». Le DMU a comme vocation première le soutien au développement de la recherche, de l'enseignement et de la valorisation de l'expertise de l'HAD-AP-HP. Il développe ainsi trois axes de travail :
- La recherche et l'innovation: production de connaissances et structuration de la collecte de données
- L'enseignement, avec la diffusion et le partage de connaissances
- La valorisation des expertises développées en HAD, tant au niveau régional, national qu'international

DEPARTEMENT INTITULE
HAD - PUI et logistique territoriale des produits de santé


ACTIVITE
Le Département est sous la responsabilité du Pharmacien chef de service, assisté d'un cadre paramédical de département et d'un cadre administratif de département.
Les locaux sont situés sur le site de Charenton et les activités en lien avec les préparations de cytotoxiques sont réalisées sur les sites de l'hôpital Cochin.
La mission principale du département est de permettre aux trois autres départements de l'HAD d'assurer leur activité de soins dans des conditions optimales : Il s'agit d'apporter le bon médicament/produit/matériel, au bon moment, en bonne quantité aux unités de soins ou au domicile du bon patient et ceci au moindre coût.
Le département est constitué de quatre secteurs d'activité, situés sur le site de Charenton : la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI), le service logistique et le service de Nutrition Parentérale à Domicile (NPAD). La production des préparations de cytotoxiques de l'HAD est réalisée par la PUI de Cochin.
Le département comprend 46 ETP non médicaux, dont 5 postes d'encadrement, 18 préparateurs en pharmacie, 1 apprenti préparateur, 1 IDE, 21 agents logistiques, 2 secrétaires ainsi que 9 ETP médicaux de pharmaciens et 1 interne en pharmacie.

SERVICE

LIEU DE TRAVAIL :
La pharmacie de l'HAD est situé 32, rue Necker à Charenton le Pont (METRO : ligne 8 - station Liberté ; BUS : 24 et 109 arrêt Port aux Lions, 180 arrêt Pont Nelson Mandela rive droite).

PRESENTATION DE L'ACTIVITE
La mission principale du service est d'assurer l'approvisionnement des unités de soins et des services de l'HAD en médicaments.
Le service est également le garant du respect de la qualité et de la sécurité du circuit du médicament : dispenser le bon produit, au bon patient au bon moment.

COMPOSITION DE L'EQUIPE
1 Pharmacien chef de service, chef de la PUI
8 Pharmaciens
1 cadre paramédical de département
1 cadre administratif de département
1 responsable logistique
1 cadre de santé
1 secrétaire
18 préparateurs

LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
N+1 : Cadre administratif de département

FONCTIONNELLES
- Le pharmacien chef de service
- Le cadre de la pharmacie
- Les pharmaciens et préparateurs
- Le cadre paramédical de département
- Le cadre administratif de département
- Le coordonnateur des coursiers
- Le responsable logistique
- Les secrétaires du département
- Les services économiques
- Les unités de soins (US)
- Les patients

ACTIVITES

Missions Générales
La secrétaire de la Pharmacie assure le secrétariat de la pharmacie, du Pharmacien Chef de service et du Département.

Missions liées à l'activité pharmaceutique
- Assurer une permanence de qualité
- Gérer les fournitures de bureau
- Répondre aux appels et savoir les orienter en tenant compte de l'urgence éventuelle
- Gérer le courrier, e-mail et fax : réception, tri et distribution
- Classer, ranger, diffuser divers documents, revues professionnelles...
- Rédiger, saisir et diffuser des courriers
- Concevoir et réaliser des maquettes (ordonnances types, affiche de bon usage...)
- Gérer les retraits de lots : rédaction et diffusion sous contrôle pharmaceutique
- Gérer les Procès-Verbaux de stupéfiants sous contrôle pharmaceutique

Missions qualité et gestion des risques
- Rédiger des procédures
- Mettre à jour les documents dans la GED

Gestion des plannings
- Organiser les réunions (rédaction des avis de réunions, gestion des salles)
- Planifier des RDV selon l'agenda des pharmaciens

Missions liées à l'activité du service
- Diffuser des notes et lettres d'information sur l'ensemble des US
- Gérer les courriers du département
- Etablissement des dossiers RH

Missions spécifiques
- Rédiger le rapport d'activité et faire du reporting au CAP
- Rédiger des enquêtes de satisfaction, saisir les réponses et mettre en forme les résultats
- Ponctuellement, la secrétaire de la pharmacie peut être amenée à remplacer une secrétaire du département en cas de nécessité de service

Projet
- Participer aux projets du département en lien avec le responsable du service

QUOTITE DE TRAVAIL
Emploi Temps plein

HORAIRES DE TRAVAIL
Travail en 7h36 sur une amplitude 9h-18h
Repos WE et jours fériés
1h de coupure repas dont 30 mn sur le temps de travail

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Accueillir et orienter des personnes physiquement et au téléphone
- Organiser et prioriser les activités, organiser des réunions, élaborer un planning
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de
gestion documentaire
- Rédiger et mettre en forme des documents, des notes, des procédures...
- Alerter sur des situations particulières
- Assurer un suivi et une traçabilité.

QUALITES REQUISES
- Sens relationnel, diplomatie
- Méthode, rigueur et sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Discrétion et disponibilité
- Qualités rédactionnelles
- Respect de la confidentialité et de la déontologie
- Adaptabilité, polyvalence
- Capacité à faire du reporting

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Outils bureautique : Maitriser Word, Excel, Outlook et Power Point
- Logiciels métier : Utiliser les logiciels Copilote, SAP
- Missions de secrétariat
- Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
- Vocabulaire médical

PRE-REQUIS
-…

Salaire et avantages

Salaire : Salaire selon profil


Référence : 220668


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