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Secrétaire médicale en service d'imagerie

Le 27 juillet

Critères de l'offre

  • Secrétaire médicale (H/F)
  • Paris (75)
  • CDI
  • Temps Plein
  • Niveau d'études : Bac+5, Master - Magistère, MIAGE

Description du poste

Métier / fonction
Secrétaire médicale
Grade Adjoint Administratif / Assistante médico-administrative
Quotité de travail Temps plein

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :
• Equipe médicale du SIMF
Liaisons fonctionnelles :
• Cadre de santé du SIMF
• Equipes médicales et soignantes des services de soins
• Services du pôle Neuro-Sainte-Anne

Présentation du service et de l'équipe
Les différents sites du service d'imagerie :
- IRM : 1,5T et 3T.
- SCANNER
- BLOC NEUROVASCULAIRE INTERVENTIONNEL
- RADIOLOGIE CONVENTIONNELLE
- ECHOGRAPHIE
- BATIMENT RECHERCHE, INSERM
Ouverture 24h/24 du lundi au vendredi

Le personnel :
MANIPULATEURS EN ELECTRORADIOLOGIE : 16 ETP
Nuit : 1 MER d'astreinte de 20h à 8h du lundi au vendredi et de 16h à 8h le samedi et dimanche
• AIDE-SOIGNANTS : 5 ETP
• BRANCARDIERS : 6 ETP (5 ASH Q et 1 AS)
• SECRETAIRESet AGENT D'ACCUEIL : 7 ETP
Organisation de l'activité par poste (accueil, téléphone, bureau). Rotation des personnels sur les différents postes.

Projet architectural :
Construction d'ici fin 2022 d'un nouveau bâtiment ; plateau technique, services d'hospitalisation, bloc opératoire, consultations…. Réflexion à mener sur les besoins du pôle en secrétariat : missions, outils, activités, organisation et fonctionnement futur.
Horaires Horaire continu de jour du lundi au vendredi en 7h30 : 9h00-16h30
Occasionnellement le samedi
Variation possible (8h30-16h00 / 9h30-17h00) selon la charge de travail
Repos hebdomadaire samedi dimanche et jours fériés
Pause déjeuner 30mn

MISSIONS DU POSTE
Définition de la fonction
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'activité du service. Suivre et gérer les processus administratifs
• Participation à la gestion administrative des médecins du service (Neuroradiologues, radiologues, internes, externes…)
• Participation à l'organisation des activités de formation continue dispensées par le service.
• Gestion administrative des patients (activité standard du service, recherche, dossiers d'expertise…)

Activités permanentes
Cette liste est non exhaustive et susceptible d'évoluer en fonction des besoins :
Gestion administrative des radiologues, des étudiants en médecine :
- Gestion du planning informatisé (excel, e-planning, congés…),
- Accueil des étudiants en médecine,
- Gestion des agendas (Gardes et astreintes…)
- Organisation des déplacements et inscriptions des radiologues à divers manifestations

Organisation des activités de recherche et de formation :
Enseignement (DES, DIU, DU, Master):
- Gestion des inscriptions, des présences, gestion des questionnaires de satisfaction, lien avec le CRHM
- Accueil, renseignement des participants,
- Réservation des salles, commandes des repas,
- Rédaction du planning des cours, supports pédagogiques…
Recherche:
- Prise des RDV d'imagerie,
- Commande de matériel spécifique…
Gestion documentaire du service :
- Gestion et actualisation du site internet du service,
- Commande de livres et fournitures diverses…
Secrétariat médical :
- Suivi de l'activité de télé imagerie,
- Constitution et suivi des dossiers d'expertise, lien avec l'institut médico-legal
- Courrier,
- Gestion administrative des réclamations,
- Accueil physique et téléphonique des patients…

Activités ponctuelles et/ou spécifiques
Participer à la permanence des secrétariats :
- Au niveau du service : Dans le cadre de la continuité de service, participation à l'accueil physique, à la gestion des RDV physiques et téléphoniques…
- Au niveau du pôle : participation à l'entraide entre secrétariats.

Contraintes du poste
Nécessité d'assurer la continuité de service du secrétariat au quotidien et à l'heure du déjeuner.

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
Formations, diplômes et/ou qualifications requises
Expérience en secrétariat médical.

Diplôme recommandé dans le domaine du secrétariat médical
Connaissance en Anglais (écrit et oral) souhaitée

Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et du pack Office.
Connaissance de l'environnement médical et du vocabulaire médical.
Bonne connaissance de l'orthographe.

Savoir-être
Esprit d'équipe et de service, sens de l'organisation.
Assiduité, rigueur professionnelle.
Maîtrise de soi, disponibilité, ponctualité, dynamisme, sens des initiatives.
Conscience professionnelle et discrétion.
Facultés de communication et d'adaptation - bon sens relationnel- aimer le travail en équipe- faculté d'intégration rapide avec l'équipe existante.

Obligations professionnelles
• Obligation de...

Référence : 139679


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