Responsable administratif - commande et facturation(H/F) COLLEGE DE PARIS

Nous recherchons pour l'organisme de formation COMUNDI, un.e Responsable administratif.ve commande & facturation pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez rattaché.e à la Direction des opérations.

Responsabilités

Au sein de la Direction des Opérations & de l'Administration des ventes, vous êtes en charge de la gestion des commandes et de la facturation client.

Vos missions :

- Encadrer 4 collaborateurs
- Piloter la politique d'optimisation du remplissage des sessions inter (sécurisation des commandes, orientation des clients vers les sessions garanties ou vers les sessions rentables selon les critères définis par le directeur de l'offre et le directeur des opérations)
- Piloter la prise en charge des devis Intra gagnés (création de l'action de formation, sécurisation de la commande et du financement)
- Sécuriser et faire respecter les conditions tarifaires inter / intra
- Mettre en place la politique de sécurisation des données de facturation (collecte des éléments relatifs à la facturation, complétude des dossiers avant le déroulement des actions de formation, etc)
- Assurer les relations avec les financeurs (OPCO, EDOF, Pôle emploi etc)
- Assurer les relations avec le factor (Factofrance) : pilotage des avis de litige, respect des délais de réponse, etc
- Assurer l'intégration dans SAP
- Participer aux projets d'amélioration de la qualité de service : outil de gestion des emails, gestion de la téléphonie etc
- Piloter les indicateurs de service (délai et qualité de la saisie des commandes, délai et qualité de la facturation, pilotage du taux d'avoir de gestion, etc)
- Mener les actions de gestion de ressources humaines (recrutement, formation, montée en compétences des collaborateurs...)


Indicateurs de performance :
- Indice de qualité de service et efficacité de service
- Commande : Nombre de commandes saisies, de commande en attente, délai moyen de saisie
- Facturation : Nombre de factures émises, délai moyen de facturation, qualité de facturation (taux d'avoir)
- Emails : Respect de la qualité et des délais de réponse (max J+2)
- Optimisation du remplissage (respect du taux marge de 55%, respect du CA communiqué par la direction)
- Maintien de la continuité de service

Vous êtes fait pour le poste si :
Vous avez encadré une équipe
Vous faites preuve de leadership et avez la capacité à rassembler et motiver les collaborateurs
Vous fédérez et animer les équipes
Vous avez un goût prononcé pour la gestion et relation client
Vous avez une bonne connaissance des processus internes
Vous faites preuve de rigueur, capacité d'analyse et de suivi de la performance

Vos connaissances techniques :
Maitrise du logiciel DANDREO
Maîtrise du process client (commande, facturation, balance âgée, lettrage, etc)
Notions en comptabilité
Connaissance SAP
Maîtrise d'excel

Les avantages salariés :
2 jours de télétravail
Restaurant d'entreprise / Cuisine pour les employés
Team building
Parking à vélo
Accessibilité des transports

Depuis sa fondation, le Collège de Paris s'est donné pour mission de promouvoir l'excellence française grâce à la formation. Pour ce faire, nous regroupons des établissements d'enseignement supérieur reconnus, dont le plus ancien a été créé en 1949, qui partagent trois valeurs : l'ouverture internationale, l'excellence pédagogique, l'accompagnement individualisé des étudiants.