Assistante de Direction / Direction des opérations et de la performance

Le 8 novembre

Critères de l'offre

  • Assistant de direction (H/F) , Secrétaire de direction (H/F) , Adjoint administratif (H/F) , Assistante de direction (H/F)
  • Le Kremlin-Bicêtre (94)
  • CDI , CDD
  • Temps Plein
  • Secteur : Santé
  • Domaines d'expertise : Logistique , Publications , sécurité , Congé , Courrier Voir plus , Gestion des planning , hopital , Accueil , Administratif , Rédaction , Maritime , Finance , qualité , Excel , Centre hospitalier , Médecine du travail , Véhicules , Transporteur , Santé , paramédical , Réservation , secrétariat , Médical , Commande , Hospitalisation , SAP , Maladie , Transport , accueil téléphonique , Restauration , Médecine Voir moins

L'entreprise : Fédération Hospitalière de France

Créée en 1924, la Fédération Hospitalière de France (FHF) réunit plus de 1000 établissements publics de santé (hôpitaux) et autant de structures médico-sociales (maisons de retraite et maisons d'accueil spécialisées autonomes), soit la quasi-totalité des établissements du secteur public.

Description du poste

Descriptif

GROUPE HOSPITALIER : Groupe hospitalo-universitaire AP-HP.Paris-Saclay

ETABLISSEMENT(S) : Hôpital Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre, 94), Hôpital Antoine Béclère (Clamart, 92), Hôpital Paul Brousse (Villejuif, 94), Hôpital Ambroise-Paré (Boulogne-Billancourt, 92), Hôpital Raymond Poincaré (Garches, 92), Hôpital Ste Périne (Paris 16e), Hôpital Maritime de Berck (Berck-sur-Mer, 62)

Lieu d'exercice : Hôpital Bicêtre 78, rue du Général Leclerc, 94270 Le Kremlin Bicêtre

Moyens de Transports : Bus 47, 131, 185 - Métro Ligne 7 : arrêt le Kremlin Bicêtre.

DATE DE MISE A JOUR 18/09/2020

INTITULE DU POSTE
Assistante de Direction

METIER
Secrétaire

CODE METIER

GRADE
Assistante médico-administrative/ ACH classe normale ou Adjoint Administratif - Catégorie B ou C.


STRUCTURE

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile, quel que soit le mode de prise en charge.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr

Le groupe hospitalier universitaire Paris-Saclay rassemble les hôpitaux de Bicêtre, Paul Brousse, Antoine Béclère, Raymond Poincaré, Ambroise Paré, Sainte Périne, maritime de Berck, en lien avec l'Université Paris Saclay et l'Université Saint Quentin en Yvelines.

DIRECTIONS
INTITULE
Direction des opérations et de la performance
Direction de la Recherche, de l'Innovation et du Mécénat
________________________________________

ACTIVITES
La Direction des opérations et de la performance définit et conduit la politique de transformation et de modernisation des organisations du Groupe hospitalier. Ses axes majeurs d'intervention sont la gestion des séjours, l'optimisation des plateaux techniques et la transformation numérique.
La Direction de la recherche de l'innovation et du mécénat conçoit et anime la politique de la recherche du groupe hospitalier. Elle pilote la politique du mécénat et la télémédecine.


LIAISONS

HIERARCHIQUES DIRECTES
La directrice des opérations et de la performance et la directrice de la recherche, de l'innovation et du mécénat.
________________________________________
FONCTIONNELLES
En interne :
- Les directions des 7 sites
- L'ensemble des directions fonctionnelles du GH, en particulier la direction des systèmes d'information, la direction des soins, la direction de la qualité et la direction des finances
- Les exécutifs de Départements médico-universitaires (DMU) et des services médico-administratifs
- L'encadrement de l'ensemble des services


ACTIVITES
► Mission générale : Assurer le secrétariat des deux directions.
Missions permanentes :

- Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints : agenda, rendez-vous, réservation de véhicules pour les déplacements dans les différents établissements.
- Réservation de salles de réunion et organisation des réunions (dont logistique, restauration, matériel informatique etc…)
- Préparation de dossiers.
- Enregistrement du courrier dans le logiciel.
- Mise en forme des courriers, rapports à partir de notes (excel/power-point/word)
- Etroite collaboration avec l'ensemble des équipes des 7 sites de la Direction des Opérations et de la Performance.
- Accueil téléphonique et physique : nombreux contacts téléphoniques pour tout le groupe hospitalier
- Autres activités d'assistance aux directeurs sur les dossiers des deux directions.

Missions spécifiques mécénat :

- Gérer le tableau des dons du mécénat (rédaction de courriers, envoi d'attestation de don et de CERFA pour la défiscalisation des dons) et sa mise à jour.
- Contacts téléphoniques avec les donateurs et avec de nombreux interlocuteurs de sociétés extérieures pour le mécénat
- Suivi des dons et legs.

Missions RH :

- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la DOP et de la DRIM
- Gérer les formations et les déplacements des cadres des deux directions
- Saisie des congés dans Gestime des directeurs et de l'ensemble de l'encadrement des deux directions.

Missions logistiques :

- Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d'interventions auprès du magasin hôtelier.
- Demande d'interventions informatiques et auprès des services techniques.
- Gestion des commandes de masques, gel hydroalcoolique dans le cadre du COVID 19 pour l'ensemble des collaborateurs des deux directions.

QUOTITE DE TRAVAIL
100%

HORAIRES DE TRAVAIL
08 heures 30 à 16 heures 30 ou 09 heures 17 heures.


COMPETENCES REQUISES

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
- Excellente orthographe.
- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
- Très bonnes qualités relationnelles
- Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative, autonomie
- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
- Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit.

CONNAISSANCES ASSOCIEES

- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels.
- Application Doodle pour l'organisation des réunions et de Skype.
- Logiciel Gestime (gérer les absences des collaborateurs des deux directions)
- Logiciel SAP pour effectuer les commandes


GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

FORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL





SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ».
« Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ».

Salaire et avantages

Salaire : Salaire selon profil


Référence : 220016


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