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Assistante de Direction

Le 26 juin

Critères de l'offre

  • Assistante de direction (H/F) , Assistant de direction (H/F) , Assistant Médico-Administratif (H/F)
  • Clamart (92)
  • CDD
  • Temps Plein
  • Domaines d'expertise : Direction des achats , Transporteur , Logistique , Prestataire , Congé Voir plus , Courrier , secrétariat , Gestion des planning , Frappe , hopital , Médical , Accueil , Administratif , Rédaction , Management , Commande , SAP , Maritime , Transport , Finance , qualité , accueil téléphonique , Restauration , Excel , Direction generale , Achats , Comité de direction , Médecine , Fournisseurs Voir moins
  • Niveau d'études : Bac+2, type BTS - DUT - DTS

L'entreprise : Fédération Hospitalière de France

Créée en 1924, la Fédération Hospitalière de France (FHF) réunit plus de 1000 établissements publics de santé (hôpitaux) et autant de structures médico-sociales (maisons de retraite et maisons d'accueil spécialisées autonomes), soit la quasi-totalité des établissements du secteur public.

Description du poste

Descriptif

FICHE DE POSTE

DIRECTION : Direction des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière - DEL-QH SERVICE : Secrétariat SITE : Hôpital Antoine Béclère


IDENTIFICATION DU POSTE
Fonction : Assistante de Direction
Grade : Assistante Médico-Administrative / ACH classe normale ou ADJ ADM - Catégorie : B ou C
Quotité du travail : 100 %
Amplitude horaire : 9 h - 17h (en 7h36) - A organiser entre les deux secrétaires

Position dans la structure :
Liaisons hiérarchiques : Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière Liaisons fonctionnelles : - Les responsables d'encadrement de la DEL-QH (Economat-Fournisseurs, Cellule des marchés, Contrôle de la dépense, Magasins hôteliers, Lingeries, Reprographies, VaguemestresRestaurations, Ecologie Hospitalière, Central Courses et Standards) des Hôpitaux universitaires Paris-Saclay (Antoine-Béclère/Bicêtre/Paul Brousse/Ambroise Paré/ Raymond Poincaré/Sainte Périne/maritime de Berck). - Les Cadres supérieurs des services de soins et médico-techniques, les médecins et services administratifs du groupe hospitalier Paris Saclay. - Les membres du Comité de Direction (Direction générale du groupe hospitalier Paris Saclay, Directeurs des sites des 7 hôpitaux, directeurs adjoints, Diretion des Finances, DRH, Direction des Investissements et services techniques, Direction des soins, Direction de la Communication, Direction des Affaires Médicales ) - Les assistantes des directions fonctionnelles du groupe hospitalier (7 sites) - Toutes les directions du siège et prestataires extérieurs - Les interlocuteurs extérieurs

Présentation du service et de l'équipe : Missions de la DEL-QH : organisation et gestion des achats de fournitures et des prestations de la logistique.


MISSIONS
Missions générales :

Assurer le secrétariat du directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière.

Missions permanentes : - Gestion du planning du directeur : agenda, rendez-vous, organisation de réunions et préparation de dossier, organisation des déplacements, - Utilisation quotidienne de l'application Trello (outil de gestion de projet et de tâches) - Etroite collaboration avec l'ensemble des cadres des 7 sites du directeur, - Frappe des courriers, rapports, tableaux de synthèse ou d'indicateurs et diffusions d'informations par mail pour le directeur et ponctuellement pour l'ensemble de ses cadres,

- Accueil téléphonique et physique : nombreux contacts téléphoniques pour tout le groupe hospitalier, - Assurer le suivi des « affaires en cours » pour les 7 sites du groupe hospitalier : demandes de prestations de restauration, convocation en entretiens pré-disciplinaires pour les agents de la DEL-QH, recensement des CDD de la DEL-QH, - Recensement et traitement des fiches Osiris relatives aux transports de patients pour les 7 sites du groupe hospitalier avec courrier aux sociétés d'ambulances ou au Service Central des Ambulances, - Saisie des congés dans Gestime du directeur et de l'ensemble de l'encadrement DEL-QH, - Saisie des commandes de fournitures, prestations et des demandes d'interventions dans le logiciel SAP, - Mise en forme de documents à partir de notes (excel/power-point/word).

PARTICULARITES : Le Directeur des Achats, de la Logistique et de la Qualité Hôtelière gère les secteurs logistiques des 7 sites du groupe hospitalier Universitaire Paris Saclay : veiller à organiser au mieux les rdv en fonction des sites et des temps de trajets.

RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L'ACTIVITE : Travail sur écran

MESURES DE PREVENTION PRISES FACE A CES RISQUES : Ergonomie du poste de travail


COMPETENCES REQUISES

FORMATIONS ET/OU QUALIFICATIONS SOUHAITEES : Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation,…) BTS Assistant Manager ou niveau

CONNAISSANCES PARTICULIERES : Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power-Point)) Connaissance Internet (intranet, mail, internet) Maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails Application Trello fortement conseillée Application doodle pour l'organisation des réunions Gestime SAP

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE : Fortement conseillée en secrétariat

QUALITES PROFESSIONNELLES : Ponctualité Rigueur Réactivité Autonomie et aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (beaucoup d'urgences à gérer simultanément) Esprit d'initiative

Logique d'organisation (la DEL-QH s'étend sur 7 sites éloignés géographiquement) Sens des relations et de l'accueil téléphonique (orientations des communications) ou physique (patients souvent perdus dans l'établissement) Bonne présentation Discrétion et secret professionnel

Salaire et avantages

Salaire : Salaire selon profil


Référence : 199002


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