Métiers :
Employé administratif (H/F) - + 1 métier
Secteur :
Compétences :
Lieux :
Ivry-sur-Seine
Conditions :
Description du poste
Vous êtes rattaché.e au Responsable des Services Généraux et vous êtes en lien avec tous les collaborateurs du site.
Vos missions:
GESTION DU COURRIER
- Réception, tri et distribution du courrier entrant
- Préparation et envoi du courrier sortant
- Coordination avec les employés pour le dépôt du courrier des clients internes au service courrier
- Prétraitement du courrier « non traité » en ouvrant les lettres (si autorisation)
- Gestion de l'affranchissement des courriers/colis au départ
- Assurer le tri et la répartition du courrier par service et site
- Identifier les destinataires au sein des services et orienter le courrier vers les bons interlocuteurs
- Dater, signer et enregistrer les courriers recommandés dans le tableau de suivi pour en assurer la traçabilité
- Gérer le départ de la navette « courrier interne » vers le bâtiment Optima
- Proposer des solutions d'amélioration afin de gagner en efficacité et en rapidité sur les tâches quotidiennes.
- Etre garant.e de l'exactitude et de la qualité des données traitées.
ORGANISATION DES TOURNEES ET PILOTAGE DE LA NAVETTE INTER SITES
- Planification des tournées de distribution du courrier dans les différents départements du siège
- Pilotage de la navette inter-sites pour assurer la circulation sécurisée des documents entre les différents sites de l'entreprise.
GESTION DES ACHATS DU SERVICE COURRIER
- Saisie dans l'outil Smartbuy des achats liés au service courrier (fournitures, équipements, etc.)
- Négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs Tenue à jour des stocks et des inventaires.
SUIVI DES COÛTS POUR LES CONTRATS EN PLACE
- Surveillance et suivi des coûts liés aux contrats en place pour les services courrier
- Identification d'opportunités d'optimisation des coûts Rapports réguliers au Responsable des Services Généraux sur l'évolution des dépenses
ARCHIVAGE ET CLASSEMENT
- Archivage efficace des documents administratifs et du courrier
- Classement systématique pour assurer un accès facile aux archives
Compétences / Savoirs être:
- Méthodique, rigoureux.euse et qualités d'organisation et d'écoute
- Bonne maîtrise des outils informatiques
- Sens du service client
- Capacité à travailler en équipe
- Compétence à piloter les transferts courriers inter sites
- Capacité à gérer les achats et à négocier avec les fournisseurs
- Compétence en suivi des coûts et capacité à proposer des solutions d'économies
FORMATION ET EXPERIENCE
Niveau d'études : Diplôme d'études secondaires ou équivalent Expérience préalable dans un poste similaire serait un atout
OUTILS INFORMATIQUES UTILISES
Webcycle, Smartby, outils propres à l'affranchissement des courriers /colis, Excel
Informations complémentaires:
- Basé à Ivry sur seine (94). Disponibilité obligatoire tous les mercredis pour assurer la présence au siège de Fontenay (31 Rue Roger-Salengro 94120)
- Flexibilité horaire en cas de pic d'activité ou de besoins spécifiques