Retour à la liste

Secrétaire du csaja, de l'etp et de la consultation spécialisée trouble bipolaire (adjoint administratif)

Le 3 juin

Critères de l'offre

  • Secrétaire (H/F) , Adjoint administratif (H/F)
  • Étampes (91)
  • CDI
  • Temps Plein
  • Domaines d'expertise : secrétariat , Tableaux de bord , Excel , Gestion administrative , Frappe Voir plus , hopital , Médical , Ms word , Compte-rendu , Médecine , Administratif , Courrier , Prise rdv Voir moins

Description du poste

SUPERIEUR HIERARCHIQUE

• Médecin Chef du secteur

LIAISONS FONCTIONNELLES

• Equipe médicale
• Equipe soignante
• Equipe socio-éducative
• Services administratifs, techniques et informatique de l'Etablissement
• L'ensemble des services médicaux, administratifs, les C.M.P. et les hôpitaux, les ambulanciers

CARACTERISTIQUES DU POSTE

• Lieu de travail : Horaires actuels : 8 h 30 - 17 h (sur la base de 38 h par semaine).
• Autres : Collaboration étroite avec l'équipe pluridisciplinaire

Missions 1 : Gestion administrative

• Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d'urgence et les agendas des médecins.
• Prendre les messages.
• Savoir contacter en cas d'urgence les responsables du service.
• Assurer le suivi du courrier en collaboration avec les médecins.
• Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers et des différents rapports d'activité, comptes rendus, synthèse, notes de service…
• Ranger et organiser le classement des dossiers.
• Commander les fournitures bureautiques (cartouches imprimante, photocopieuse…).
• Tenir a jour les dossiers cariatides (modification des coordonnées, scanners des documents….)

ETP :
• Gestion et répartition des patients en fonctions des différents programmes
• Rappel des patients la veille des séances/ appel des patients non venu (reprogrammation d'une prochaine séance)
• Codage des patients venus/absents
• Envoie des CR et des synthèses
• Mise en page des fiches synthèses/ fiches individuelles/ évaluations de séances… (ses fiches sont évolutives et doivent être mise a jours)
• Aide a l'organisation des journée ETP annuelles (invitations….)
• Participation a la réunion ETP tous les 15 j

CSTB :
• prise de rendez vous
• Mise en page et envoie des CR

CSAJA :
• Rappel des patients non venus pour reprogrammation des RDV
• Frappe et mise en page et envoie des CR
• Tenir a jour le dossier cariatide
• Organisation et Participation a la réunion hebdomadaire

Missions 2 : Suivi de l'activité des structures
• Apporter au médecin et à l'équipe pluridisciplinaire les éléments de gestion demandés.
• Prendre des notes lors des réunions.
• Saisir les fiches patientes.
• Saisir les actes réalisés par les médecins en vue d'établir des statistiques.
• Mettre forme des tableaux de bord d'activité des structures.
• Tenir à jour les tableaux de bord et les informations nécessaires au compte rendu d'activité annuelle.

Missions 3 : Coordination du service et de l'équipe
• Etablir et mettre à jour les plannings des médecins.
• Tenir à jour les tableaux de garde des médecins et les diffuser dans les services (ex : urgences,…).
• Participer aux réunions du service.
• Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible +++

COMPETENCES REQUISES

Savoir :

• Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service.
• Connaître le vocabulaire médical.
• Connaître les techniques du secrétariat.
• Connaître les outils Word et Excel.
• Connaître la sténographie ou la prise de notes rapide.

Savoir-faire :
• Savoir s'intégrer dans une équipe.
• Savoir s'adapter à des partenaires variés et à des consultations spécialisées différentes avec une organisation différente et un parcours de soin différent
• Savoir communiquer avec un public hétéroclite (médecins, patients, psychologues, infirmiers…).
• Savoir s'organiser.
• Savoir prendre des initiatives.
• Savoir analyser des documents.
• Savoir respecter la confidentialité des informations traitées.
• Savoir accomplir des tâches selon leurs degrés de priorité.

Référence : 136587


Créez votre profil Meteojob pour postuler à cette offre

J'accepte les conditions générales pour créer mon compte, bénéficier des services de matching et postuler aux offres :