Emploi Assistant

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Assistant (H/F)
- Comprend, développe et met en ouvre des connaissancesadministratives et techniques (achat / comptabilité) sous lecontrôle de son manager
- Est en charge de l'administration quotidienne des achatsopérationnels, le suivi et le contrôle des facturesfournisseurs et sous-traitants, des contrats et des notes de fraisinternes
- Est en charge des relations quotidiennes avec lesfournisseurs, sous-traitants et intervenants sur site pour lagestion des locaux et équipements du site
A. ACHATS
- Gère les achats opérationnels au quotidienavec pour objectif l'optimisation des coûts Assiste lesemployés du site qui souhaitent passer des commandes(recherche fournisseur, tarif.) -- Recherche les fournisseursadéquats pour tous les Services : contact, information, test
- Effectue les demandes de devis et en assure le suivi
- Passe les commandes, les saisit dans le systèmeOracle et en assure le suivi
- Vérifie/valide les livraisons et vérifie leuradéquation avec les informations présentes dansOracle
- En accord avec son supérieur, prépare, suit,renouvelle, résilie, classe tous les contrats fournisseurset sous-traitants et les saisit dans le système Oracle
- Suit et renouvelle ou résilie les abonnements auxmagazines et journaux de la société
- Passe les commandes des véhicules desociété, contrôle les contrats, le tout enrelation avec le concessionnaire
- Assure le suivi de l'inventaire du Service Maquettes etanticipe les futurs besoins (voir le Responsable du Service)
- Centralise, s'assure de la réception des fiches dedonnées de sécurité et les communiqueimmédiatement au Directeur du Service Maquettes
- Gère le stock de fournitures de bureau de lasociété, s'assurant d'un réassortrégulier et du rangement du stock de fournitures
B. SUPPORT AUX SERVICES ADMINISTRATIF, COMPTABLE ET FINANCIER
- Maîtrise les procédures, règles etdélais administratifs, comptables et fnanciers, defaçon à s'assurer de leur strict respect
- Développe ses compétences et sacompréhension des règles de bases administratives etfiscales françaises
de façon à respecter les loisfrançaises. Communique les informations au personnel en casde besoin
- Assure le suivi et le contrôle des facturesfournisseurs et sous-traitants, des contrats, et du remboursementdes notes de frais (via Oracle)
- Fait des propositions d'amélioration desprocédures (nettoyage, voyages.), en assure la mise àjour et la communication au personnel après l'accord de sonsupérieur
- Crée et communique des rapports auxsociétés d'assurance (sur demande),

a) Comptabilité :
. Crée les comptes fournisseurs (et employés)et les communique
. Répartit les coûts par centre de coût,attribue les catégories d'achat aux comptes comptables pourles commandes
. Reçoit, vérifie les factures locales,vérifie leur adéquation avec Oracle, saisit ettransfère à temps pour les dates de paiement
. S'assure que les dépenses sont saisies dans le boncompte et centre de coût pour le reporting mensuel
. Suit les paiements et renseigne les fournisseurs en cas dedemande d'information sur les paiements
. S'assure de la collecte auprès du personnel desamendes pour leurs véhicules et assure le paiement desamendes dans les temps

b) Trésorerie :
. Initie tous les paiements locaux(débit/crédit) sur demande de ses supérieurs,s'assure de la réception de toutes les piècescomptables
. Assure l'encaissement des chèques en banque pour lasociété
. Gère la caisse de la société
. Informe des chèques effectués ouencaissés (rapport excel)

c) Système Oracle
. Forme et assiste tous les salariés pour la saisie deleurs notes de frais dans Oracle
. Gère les informations de la base de donnéesde la société (Achats, Dépenses)
. Développe tous les rapports nécessaires etrègle les problèmes locaux

Assistant achats (H/F)


La mission consiste dans les tâches suivantes :
- Effectuer les commandes des fourniçtures administratives demandées, dans un soucis constant de bonne gestion (anticipation, stock, coût, standardisation) à partir d'un référencement réalisé par le responsable.
- Effectuer les commandes des petites matérials médicaux.
- Effectuer en lien avec les service comptable, le rapprochement des factures relatives aux achats effectués.
- Assurer l'interface avec les centres en leur communiquant tout document ou information pour le suivi des commandes.
- Assurer l'interface avec les prestatires fournisseurs.
- Veiller à la bonne application des procédures d'achats, faire remonter les éventuels dysfonctionnements à son responsable.
- Tenir à jour les tableau de suivi, tableaux excel, ainsi que la saisie sur BAL ACHAT ET BAL STOCK.
- Effectuer les demandes d'avoir an cas d'anomalies de facturation.
- En cas de litiges, transmettre l'ensemble du dossier litigieux à son responsable pour traitement.
- Assurer l'interface avec les services concernant l'approvisionnement des consommables (Fax, Photocopieurs, et imprimantes).

Savoir-être : être organisé et rigoureux, avoir rendre compte à sa hiérarchie, se conformer à des opérations méthodiques, et à des consignes, déceler des erreurs pour les corriger, savoir communiquer, savoir s'adapter aux situations et au fonctionnement de chaque centre (Paris 13, et petite couronne).
Savoir travailler dans l'urgence, et organiser son temps de travail en fonction des priorités.
Avoir de bonnes capacités rédactionnelles.
Maîtriser le pack office, et un logiciel de gestion d'achat.

Formation requise : BTS Achats.
Expérience requise dans un service achats sur un poste similaire au moins 3 ans.

Assistant paie (H/F)


Après une période de formation d’environ 1 mois sur Argenteuil, poste basé à Vélizy.

Gestion d’environ 250 à 300 paies
Secteur d’activité : Nettoyage industriel

Définition de poste

I - Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Rattachement hiérarchique : Le poste d'Assistant paie et gestion du personnel est placé sous l'autorité du Directeur d'Agence.
Rattachement fonctionnel : L'Assistant paie et gestion du personnel dépend du Responsable Régional Paie et du Responsable Ressources Humaines.

II - Mission principale

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle ainsi définie, l'Assistant paie et gestion du personnel est responsable du bon établissement des paies et de la gestion administrative du personnel de l'agence. Il est l'interlocuteur privilégié des salariés pour toutes les questions relatives à la paie.

III - Missions spécifiques

Ouverture des dossiers d’embauche du personnel.
Frappe des contrats d’embauche.
Tenue des registres du Personnel.
Déclaration mensuelle de main d’œuvre.
Déclarations Accidents du travail et contestations.
Gestion des visites médicales.
Gestion des DUE.
Réalisation du travail préparatoire à l'élaboration des statistiques AT et du Bilan social.
Suivi des maladies.

Etablissement et saisie des paies du personnel de l’Agence.
Saisie des contrats de travail.
Suivi de la procédure disciplinaire et des inaptitudes en relation avec le service Ressources Humaines
Gestion des soldes de tous comptes (attestations ASSEDIC…)
Reçus pour soldes de tous comptes, certificats de travail.

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