Emploi Assistant de direction

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Assistant de direction bilingue (H/F)


Votre mission :
- Assister le Directeur Général dans ses missions et dans l’exécution de ses tâches.
- Préparation de dossiers pour permettre une efficacité et une disponibilité optimales.
- Transmission des informations recueillies.

Secrétariat :
- Recevoir les appels téléphoniques du Directeur Général, en assurer le filtrage et répondre directement à la plupart d’entre eux ;
- Ouvrir, lire et trier le courrier, rediffuser toutes informations utiles aux services et personnes concernés ;
- Assurer la correspondance du Directeur Général ;
- Assurer la tenue et le classement des dossiers et de la documentation du Directeur Général ;
- Organiser l’emploi du temps, les réunions et les déplacements du Directeur Général ;
- Accueillir les visiteurs du Directeur Général ;
- Contribuer à véhiculer une image professionnelle ;
- Recevoir l’information ascendante et la retransmettre ;
- Prendre en charge les missions ponctuelles à la demande du Directeur Général.

Réunion du Comité de Direction :
- Coordonner le planning des Comités de Direction ;
- Diffuser l’ordre du jour après avoir recueilli auprès des membres leurs suggestions
de sujets ;
- Rédiger et diffuser les comptes-rendus ;
- S’assurer que les actions demandées sont bien engagées.

Compétences :
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maîtrise de l’Anglais impératif.
- Excellent relationnel.
- Diplomatie.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Disponibilité.
- Autonomie.
- Polyvalence.
- Respect des engagements et du système du management de la qualité de l’entreprise.
- Rigueur, sens de la méthode et de l’organisation.
- Excellent rédactionnel, esprit d’analyse et de synthèse.

Niveau d’études IV (Bac + 2 Assistante de Direction).
Diplôme : BTS.

Assistant de direction Bilingue Anglais (H/F)
Groupe international dans le secteur en Commerce de produits chimiques pour l'agriculture est acteur majeur sur les marchés horticoles, notamment en Europe du Nord. Le Groupe développe des marchés nouveaux et procède également au lancement de nombreuses innovations.

Poste et missions :

Rattaché au Directeur Général, vous serez en charge de coordonner des activités de secrétariat. A cet effet, vos missions principales sont :
- Le suivi et la mise à jour des agendas ;
- Recevoir les clients et actionnaires ;
- Vous préparez de réunion (Meeting, Comité de Direction…), vous organisez les déplacements à l'étranger du DG.
- La saisie, la mise en forme et la diffusion de comptes-rendus et présentations ;
- La gestion, l'organisation des déplacements et les inscriptions aux congrès et séminaires.


Vous faites preuve de réactivité et de rigueur dans l'exécution de vos tâches. Vous avez le sens de l'organisation et avez déjà travaillé avec plusieurs responsables. Vous disposez d'une capacité à travailler en équipe et à coordonner des activités de secrétariat, vous faite preuve d'une forte confidentialité, qualité indispensable pour réussir dans cette mission.

Profil :

De formation Bac+2 (Assistanat de direction) completée par une formation juridique, vous justifiez d'au moins 10 ans d'expérience dans une fonction similaire.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
Une bonne maîtrise de l'anglais est exigée (à l'oral comme à l'écrit)
Vous avez des connaissances en droit social ou droit commercial.


Rémunération entre 35/40 K€ Brut/an + 13ème mois + Primes

Secrétaire de direction (H/F)
Rattaché(e) à la Direction Générale et sous la supervision de l'assistante de direction , vous êtes en charge du secrétariat de l'entreprise et de la direction générale .Vous gérez l'accueil, le courrier et les fax.
Vous organisez les déplacements, les réservation d'hôtels, vous avez la gestion des salles de réunions.
Vous faites les notes de frais des collaborateurs et gérez leurs abonnements.
Vous rédigez les notes internes, respectez les procédures et instructions. Vous préparez et mettez en forme les mailings (voeux, rapports, invitations) et vous en assurez le suivi .Avec l'approbation de la Directrice Générale, vous avez la gestion des dossiers (cv, partenariat ,contacts extérieurs).Vous faites le classement et l'archivage des dossiers.
Vous êtes en interface avec le service après vente et leur site de Besançon .
Vous faites un reporting quotidien et mensuel pour le service commercial et Luxe. Vous en assurez le suivi.
Vous avez la tenue de différents dossiers thématiques et la gestion de l'archivage (juridique, Notes comités, Procédures).
En cas d'absence de l'assistante de direction, vous assurez son remplacement et venez en aide selon les nécessités ponctuelles.
Le poste est basé à Paris 8ème et il est à pourvoir dès que possible.
La rémunération est de 2000 euros brut mensuel par 13 mois.